Бухгалтерское бюро ведёт за предпринимателя налоговый учёт или бухгалтерские книги, рассчитывает налоги и взносы, готовит декларации, а также — если это предусматривает договор — обслуживает кадры и расчёт зарплаты. Закон о бухгалтерском учёте рассматривает оказание услуг по ведению книг как отдельную хозяйственную деятельность с требованиями к лицам, которые её выполняют, и с обязательным страхованием гражданской ответственности. Однако стоит знать, где заканчивается объём работы бюро и какая ответственность остаётся за владельцем фирмы.
Кто может вести книги для других фирм
После дерегуляции бухгалтерской профессии государственные сертификаты не нужны. Закон о бухгалтерском учёте (ст. 76a) требует, однако, чтобы бухгалтерские действия выполняли лица, которые:
- обладают полной дееспособностью,
- не были осуждены вступившим в силу приговором за преступления, в частности против достоверности документов, имущества, хозяйственного оборота, а также за финансовые преступления.
Дополнительно бюро должно иметь договор страхования гражданской ответственности за ущерб, причинённый клиентам (ст. 76h). При выборе бюро стоит попросить копию полиса и проверить сумму гарантии.
Объём услуг — от базового до расширенного
1. Учёт и книги
- учёт выручки при ryczałt (единый налог с выручки),
- налоговая книга доходов и расходов при общих правилах и линейном налоге (podatek liniowy),
- полная бухгалтерия (бухгалтерские книги) для обществ и более крупных фирм,
- учёт основных средств и оснащения, план амортизации,
- реестры VAT.
2. Налоги и декларации
- расчёт ежемесячных или квартальных авансов по PIT или CIT,
- файлы JPK_V7 и сводные уведомления VAT UE,
- годовые декларации (PIT-36, PIT-36L, PIT-28, CIT-8),
- декларации налогового агента, например PIT-4R и PIT-11 для работников.
3. ZUS, кадры и расчёт зарплаты
- подача на страхование и ежемесячный расчёт взносов предпринимателя,
- платёжные ведомости, трудовые договоры (umowa o pracę) и гражданско-правовые договоры, личные дела,
- расчёт отпусков и больничных.
4. Отчётность
Фирмы, ведущие бухгалтерские книги, обязаны составить годовую финансовую отчётность в течение 3 месяцев с балансового дня. Бюро готовит баланс, отчёт о прибылях и убытках, а также дополнительную информацию, а также помогает в подаче документов в KRS и налоговую инспекцию. Всё чаще добавляются и отчёты для банков и лизингодателей.
5. Контакт с ведомствами и консультации
- ответы на вызовы налоговой инспекции и ZUS,
- сопровождение при проверочных действиях и контролях,
- советы по форме налогообложения, расходам и зарубежным расчётам,
- обслуживание счетов в Национальной системе электронных счетов (KSeF) — после предоставления бюро соответствующих полномочий.
Полная бухгалтерия или упрощённая — кто решает
Вид учёта вытекает из норм, а не из выбора бюро. Торговые общества (например, sp. z o.o.) всегда ведут бухгалтерские книги. Единоличные предприниматели, а также партнёрские, полные и гражданские товарищества, создаваемые физическими лицами, переходят на полную бухгалтерию, когда чистая выручка за предыдущий финансовый год достигнет эквивалента 2 500 000 евро — такой порог действует с 1 января 2025 г. Ниже этой суммы достаточно книги доходов и расходов либо учёта выручки, хотя можно добровольно выбрать бухгалтерские книги (после уведомления налоговой инспекции до начала года).
Кто отвечает за ошибки
Это самый часто пропускаемый пункт. Согласно ст. 4 абз. 5 закона о бухгалтерском учёте, руководитель организации отвечает за обязанности в области бухгалтерского учёта, в том числе за надзор, также тогда, когда их исполнение он поручил бюро. Принятие ответственности бюро следует зафиксировать в письменной форме, обычно в договоре. На практике это выглядит так:
| Область | Кто отвечает |
|---|---|
| уплата налога и пеней перед налоговой инспекцией | предприниматель (налогоплательщик) |
| ущерб, вытекающий из ошибки бюро (например, пени из-за ошибки в декларации) | бюро — на основании договора и полиса страхования ответственности |
| комплектность и своевременная передача документов | предприниматель |
| инвентаризация в форме натурального учёта | всегда руководитель организации |
Поэтому договор должен чётко определять сроки передачи документов, объём услуг и правила ответственности. Если счета попадают в бюро после срока, бюро обычно оговаривает, что не отвечает за последствия задержки.
Доверенности, нужные на старте
- UPL-1 — доверенность на подписание деклараций, подаваемых электронно (в бумажной версии UPL-1P).
- Доверенность в ZUS — на подачу расчётных документов и ведение корреспонденции через Платформу электронных услуг.
- Полномочия в KSeF — на получение счетов-расходов и выставление счетов-продаж от имени фирмы.
- Общая или специальная доверенность — если бюро должно представлять фирму в производствах перед налоговой инспекцией.
Чего бухгалтерское бюро обычно не делает
- Аудит финансовой отчётности — в обществах, превышающих установленные законом пороги, его выполняет аудиторская фирма, независимая от бюро, ведущего книги.
- Представительство в административном суде — это роль адвоката, юрисконсульта или налогового консультанта.
- Бизнес-решения — бюро укажет налоговые последствия, но выбор остаётся за предпринимателем.
- Восполнение недостающих документов — без счёта или договора невозможно корректно учесть расход.
Как выглядит месяц сотрудничества
Для типичной JDG, рассчитывающей VAT, цикл повторяется каждый месяц:
- В первые несколько дней месяца предприниматель передаёт документы за предыдущий месяц — выписку с банковского счёта, договоры, счета за пределами KSeF (например, зарубежные).
- Бюро загружает счета из KSeF, учитывает документы и сообщает о недостачах.
- Примерно 10.–15. числа предприниматель получает ведомость: сумма взносов ZUS, аванс по подоходному налогу и VAT к уплате.
- До 20. числа он платит взносы и аванс по налогу, а до 25. числа бюро отправляет JPK_V7, а предприниматель платит VAT.
- После окончания года бюро готовит годовую декларацию и расчёт медицинского взноса.
В фирме, нанимающей работников, добавляются платёжные ведомости перед днём выплаты и декларации налогового агента. Хорошо выстроенный график снижает риск того, что кто-то заплатит налог с опозданием только потому, что документ пришёл слишком поздно.
От чего зависит цена
Бюро редко называют одну ставку для всех. На оценку влияют прежде всего: вид учёта (ryczałt, книга доходов и расходов, полная бухгалтерия), число документов в месяц, статус VAT и зарубежные операции, число работников и исполнителей, а также объём дополнительных задач, например отчётов для банка. Сравнивая предложения, стоит проверить, что входит в абонемент, а за что бюро взимает отдельную плату — например, за годовую декларацию, корректировки за предыдущие периоды или сопровождение контроля.
Как проверить, хорошо ли работает бюро
Тревожный сигнал — это запоздалая информация о налоге к уплате, отсутствие ответов на вопросы и неясные ведомости. При смене обслуживания стоит заказать проверку предыдущих расчётов — правила такого перехода описывает статья о смене бухгалтерского бюро.
Как поможет Good Balance
Мы ведём бухгалтерию JDG и обществ, кадры и контакт с ведомствами, а у каждого клиента есть постоянный куратор. Объём консультаций описывает страница бухгалтерского консалтинга, а обслуживание обществ — предложение полной бухгалтерии.