[{"data":1,"prerenderedAt":-1},["ShallowReactive",2],{"advice-ru-document-management-firm":3},{"slug":4,"title":5,"excerpt":6,"body":7,"datePublished":8,"dateModified":8},"document-management-firm","Документы в фирме 2026 — архивация и сроки хранения","Как упорядочить документы в фирме в 2026 г.: сроки хранения книг и кадровых дел, электронные документы, KSeF, передача в бухгалтерию и RODO.","\u003Cp>Порядок в документах фирмы сводится к трём вещам: одному заранее установленному месту, куда попадает каждый документ, срокам передачи бумаг в бухгалтерию и архиву, который ведётся в соответствии с законными сроками хранения. Налоговые книги вместе с подтверждающими документами нужно хранить не менее 5 лет с конца года, в котором истёк срок уплаты налога, а кадровую документацию обычно 10 лет с конца года, в котором закончился договор. В 2026 г. к этому добавляются новые электронные обязанности: KSeF и обязанность вести учёт в компьютерной программе для части предпринимателей.\u003C\u002Fp>\u003Ch2>Какие документы должна иметь фирма и где их хранить\u003C\u002Fh2>\u003Cp>В типичной малой фирме образуются четыре группы документов, и у каждой свои правила:\u003C\u002Fp>\u003Cul>\u003Cli>\u003Cstrong>бухгалтерские и налоговые документы\u003C\u002Fstrong> — счета, кассовые чеки, банковские выписки, книга доходов и расходов или учёт выручки, декларации, учёты VAT, перечень основных средств;\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>кадровая и зарплатная документация\u003C\u002Fstrong> — личные дела, учёт рабочего времени, расчётные ведомости, документы ZUS;\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>корпоративные документы\u003C\u002Fstrong> — договор общества, постановления, протоколы, финансовые отчёты (в обществах);\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>договоры и коммерческая переписка\u003C\u002Fstrong> — договоры с клиентами и поставщиками, заказы, рекламации, доверенности.\u003C\u002Fli>\u003C\u002Ful>\u003Cp>Место хранения бухгалтерской документации является элементом регистрационных данных фирмы. При внесении записи в CEIDG (а в обществах — в заявлении в налоговый орган) указывается адрес, по которому хранятся документы: это может быть местонахождение, иное место ведения деятельности либо бухгалтерское бюро или его филиал. Если документы физически меняют место, например, после смены бухгалтерского бюро, данные нужно актуализировать.\u003C\u002Fp>\u003Ch2>Сроки хранения — сводка\u003C\u002Fh2>\u003Ctable>\u003Cthead>\u003Ctr>\u003Cth>Вид документов\u003C\u002Fth>\u003Cth>Как долго\u003C\u002Fth>\u003Cth>С какого момента\u003C\u002Fth>\u003C\u002Ftr>\u003C\u002Fthead>\u003Ctbody>\u003Ctr>\u003Ctd>Книга доходов и расходов, учёты, счета и иные подтверждения\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>5 лет\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>с конца года, в котором истёк срок уплаты налога за данный год\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\u003Ctr>\u003Ctd>Кадровая документация (трудоустройство с 2019 г.)\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>10 лет\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>с конца года, в котором закончились трудовые отношения\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\u003Ctr>\u003Ctd>Кадровая документация (трудоустройство 1999–2018)\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>10 лет после подачи в ZUS информационных отчётов, в противном случае 50 лет\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>с конца года подачи отчёта\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\u003Ctr>\u003Ctd>Кадровая документация (трудоустройство до 1999 г.)\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>50 лет\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>со дня окончания работы\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\u003Ctr>\u003Ctd>Утверждённые финансовые отчёты обществ\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>не менее 5 лет\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>с начала года, следующего за отчётным годом, в котором отчёт был утверждён\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\u003C\u002Ftbody>\u003C\u002Ftable>\u003Cp>\u003Cstrong>Пример:\u003C\u002Fstrong> подоходный налог за 2025 г. нужно уплатить до 30 апреля 2026 г. Пятилетний срок отсчитывается с конца 2026 г., поэтому книгу за 2025 г. вместе со счетами следует хранить не менее чем до конца 2031 г. Этот срок может продлиться, если ход давности был приостановлен или прерван, — например, в связи с проверкой или налоговым производством.\u003C\u002Fp>\u003Cp>Коммерческие договоры стоит хранить не менее чем до истечения давности требований, вытекающих из них, а договоры, влияющие на налоговые расчёты (например, лизинг, продажа основного средства), — также в течение всего срока хранения налоговой документации.\u003C\u002Fp>\u003Ch2>Электронные документы — что можно, а что нужно\u003C\u002Fh2>\u003Cp>Счета и иные подтверждения можно хранить исключительно в электронной форме при условии, что обеспечены подлинность происхождения, целостность содержания и читаемость документа в течение всего срока хранения, а также быстрый доступ по требованию органа. Отсканированные документы лучше всего сохранять в неизменяемом формате (например, PDF), в папках, разделённых по расчётным периодам, с резервной копией вне основного компьютера.\u003C\u002Fp>\u003Cp>С 2026 г. электроника перестаёт быть выбором для части фирм:\u003C\u002Fp>\u003Cul>\u003Cli>предприниматели, подающие ежемесячно JPK_V7M, ведут книгу доходов и расходов в компьютерной программе;\u003C\u002Fli>\u003Cli>физические лица в режиме ryczałt, подающие JPK_V7M, ведут электронный учёт выручки и по окончании года отправляют его в налоговый орган до 30 апреля; остальные плательщики в режиме ryczałt имеют эту обязанность с 1 января 2027 г.;\u003C\u002Fli>\u003Cli>счета, выставляемые в KSeF, хранятся в системе, но фирма по-прежнему должна иметь упорядоченный доступ к счетам на расходы, подтверждениям платежей и документам, которые в KSeF не попадают (например, кассовые чеки, зарубежные счета).\u003C\u002Fli>\u003C\u002Ful>\u003Cp>Кадровую документацию также можно вести электронно. Однако она должна храниться так, чтобы сохранять конфиденциальность, целостность и полноту, а упущения в этом могут закончиться штрафом, наложенным по заявлению инспектора труда (от 1 000 до 30 000 зл).\u003C\u002Fp>\u003Ch2>Движение документов шаг за шагом\u003C\u002Fh2>\u003Col>\u003Cli>\u003Cstrong>Одна точка входа.\u003C\u002Fstrong> Все счета на расходы попадают на один адрес электронной почты или в одну папку; бумажные сканируются в день получения.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Описание у источника.\u003C\u002Fstrong> Лицо, совершившее покупку, дописывает цель расхода (проект, автомобиль, обучение). Отсутствие описания — самая частая причина вопросов от бухгалтера и оспаривания расхода.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Фиксированный срок передачи.\u003C\u002Fstrong> Полный комплект документов за месяц поступает в бухгалтерию до установленного дня (например, 5-го числа следующего месяца), чтобы успеть с авансами, ZUS и JPK_VAT.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Сверка с банком.\u003C\u002Fstrong> Ежемесячно банковская выписка сверяется со списком счетов — недостающие документы выявляются сразу, а не при годовом закрытии.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Закрытие года и архив.\u003C\u002Fstrong> После подачи годовой декларации документы соответствующего года отправляются в архив с указанием даты, до которой их нужно хранить.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Уничтожение.\u003C\u002Fstrong> По истечении сроков хранения документы уничтожаются способом, не позволяющим прочесть их, — особенно те, что содержат персональные данные.\u003C\u002Fli>\u003C\u002Fol>\u003Ch2>Персональные данные и доступ к документам\u003C\u002Fh2>\u003Cp>Дела работников, договоры с физическими лицами или переписка с клиентами содержат персональные данные, поэтому архив должен отвечать требованиям RODO: доступ только для уполномоченных лиц, реестр полномочий, защищённые шкафы или учётные записи, контроль за передачей файлов вовне. Больше об этих обязанностях пишем в статье о \u003Ca href=\"\u002Fru\u002Fadvice\u002Fwhat-is-rodo\">RODO в фирме\u003C\u002Fa>. При смене бухгалтерского бюро нужно также позаботиться о передаче документации и книг по акту — об этом в руководстве о \u003Ca href=\"\u002Fru\u002Fadvice\u002Fchanging-accountant\">смене бухгалтерского бюро\u003C\u002Fa>.\u003C\u002Fp>\u003Ch2>Как может помочь Good Balance\u003C\u002Fh2>\u003Cp>Мы помогаем выстроить движение документов, подобранное под масштаб фирмы: определяем, что, когда и в какой форме попадает в бухгалтерию, как подготовиться к обязательному электронному учёту и KSeF, а также как вести архив, соответствующий нормам. Такие работы входят в \u003Ca href=\"\u002Fru\u002Fservices\u002Faccounting\u002Faccounting-advisory\">бухгалтерское консультирование\u003C\u002Fa>, а сам учёт и хранение документации мы можем взять на себя в рамках \u003Ca href=\"\u002Fru\u002Fservices\u002Faccounting\u002Fsimplified-accounting\">упрощённого бухгалтерского учёта\u003C\u002Fa>.\u003C\u002Fp>","2026-10-09"]