Юридический аудит фирмы — это упорядоченное исследование документов и реестров, которое показывает, какие юридические, налоговые и кадровые риски лежат на предприятии. Его проводят перед покупкой или продажей долей, входом инвестора, преобразованием общества либо просто для того, чтобы навести порядок в фирме перед налоговой проверкой. Результат — отчёт со списком проблем, оценкой их серьёзности и рекомендацией, как их устранить или защититься в договоре.
Когда аудит имеет смысл
- Покупка долей или предприятия — покупатель принимает общество вместе с его прошлым: договорами, спорами, задолженностями.
- Продажа фирмы — аудит, проведённый продавцом (так называемый продажный аудит), позволяет устранить недостатки до переговоров и защищать цену.
- Вход инвестора или нового участника — инвестор так или иначе будет требовать такого исследования.
- Внутренний обзор — быстрый рост, новый управленческий состав, наём иностранцев, смена бухгалтерского бюро.
- Перед принятием функций в правлении — член правления может нести личную ответственность по долгам общества, поэтому стоит знать, в каком оно состоянии.
Что проверяется — области исследования
| Область | Типичные вопросы |
|---|---|
| Корпоративное управление | Согласованы ли устав общества, постановления и записи в KRS? Эффективно ли были получены и переданы доли? Сообщены ли бенефициарные владельцы в CRBR? |
| Договоры с контрагентами | Есть ли оговорки о смене контроля, договорные штрафы, запреты конкуренции, эксклюзивность? Можно ли расторгнуть ключевые договоры после смены владельца? |
| Интеллектуальная собственность | Имеет ли общество права на код, товарный знак, домены? Передали ли программисты на B2B авторские права в письменной форме? |
| Занятость | Не являются ли гражданско-правовые договоры на самом деле трудовыми договорами (umowa o pracę)? Имеют ли иностранцы действительные основания для работы? Соблюдаются ли нормы о рабочем времени? |
| Налоги и ZUS | Есть ли задолженности? Как рассчитывались VAT, трансфертные цены, расходы? Имеет ли общество индивидуальные интерпретации? |
| Имущество и недвижимость | Кто является собственником? Какие обременения в поземельных книгах и реестре залогов? |
| Споры и производства | Какие ведутся процессы, проверки, административные производства? Фигурирует ли общество в Национальном реестре должников? |
| Соответствие нормам | Защита персональных данных (RODO), противодействие отмыванию денег, концессии и отраслевые разрешения. |
Аудит шаг за шагом
- Определение объёма и порога существенности. В маленьком обществе услуг нет смысла анализировать каждый договор на 2 000 зл — достаточно установить, например, порог стоимости или список ключевых контрагентов.
- Соглашение о конфиденциальности. Продавец предоставляет документы только после его подписания.
- Список запрашиваемых документов. Аудитор передаёт список, а продавец размещает документы в виртуальной комнате данных или предоставляет их согласованным способом.
- Исследование публичных реестров. Независимо от документов от продавца аудитор проверяет данные, доступные публично (см. ниже).
- Вопросы и беседы с правлением. Разъяснение неясностей, восполнение пробелов.
- Отчёт. Обычно в форме таблицы: проблема, источник, риск (высокий, средний, низкий), рекомендация.
- Перенос результатов в договор. Снижение цены, уплата части цены на эскроу-счёт, заверения и гарантии продавца, обязанность устранить недостатки до закрытия сделки.
Реестры, которые стоит проверить самостоятельно
- KRS — актуальная и полная выписка, правление, прокуренты, капитал, задолженности по подаче отчётности.
- Репозиторий финансовых документов — финансовая отчётность; годовую отчётность утверждают в течение 6 месяцев с балансовой даты и подают в KRS в течение 15 дней с момента утверждения. Отсутствие поданной отчётности — тревожный сигнал.
- CRBR — кто фактически контролирует общество.
- Национальный реестр должников — производства о банкротстве и реструктуризации и исполнительные производства, прекращённые из-за безрезультатности.
- Перечень плательщиков VAT — статус VAT и банковские счета, сообщённые в налоговую инспекцию.
- Электронные поземельные книги — собственность на недвижимость, ипотеки, сервитуты.
- Реестр залогов — регистрационные залоги на движимом имуществе и долях.
- Базы Патентного ведомства РП — товарные знаки и их владельцы.
Справки об отсутствии задолженностей из налоговой инспекции и ZUS выдаются по заявлению общества (налоговая инспекция выдаст её контрагенту только с согласия общества), поэтому их предъявление стоит сделать условием сделки.
Самые частые выводы в малых и средних фирмах
- отсутствие письменных договоров о передаче авторских прав от программистов и дизайнеров на B2B — общество формально не имеет прав на собственный продукт,
- сотрудничество по B2B, которое имеет признаки трудовых отношений, что порождает риск задолженностей по взносам,
- постановления, не принятые или не поданные в KRS (например, утверждение отчётности, смена правления),
- неактуальное сообщение в CRBR после смены участников,
- договоры с ключевыми клиентами с правом расторжения при смене владельца,
- отсутствие документации по защите персональных данных или договоров поручения на обработку.
Личный риск правления — почему аудит защищает также менеджеров
Участники sp. z o.o. по общему правилу не отвечают по её обязательствам. Иначе — члены правления: если исполнение в отношении общества окажется безрезультатным, они несут ответственность по её долгам солидарно и лично (ст. 299 Кодекса торговых обществ), если только своевременно не подали заявление о банкротстве или открытии реструктуризации. Лицо, которое должно войти в правление приобретаемого общества, обязано, таким образом, знать его реальное положение, прежде чем подпишет согласие на назначение.
Пример: покупка программистского общества
Инвестор хочет купить 100% долей в sp. z o.o., создающей мобильное приложение, оценённом в 1,2 млн зл. Аудит показывает, что трое из пяти программистов работают по B2B без договоров о передаче авторских прав, сообщение в CRBR не было обновлено после смены участника, а у общества есть спорный счёт-фактура на 40 000 зл. Стороны согласовывают, что до закрытия сделки программисты подпишут договоры о передаче прав, правление обновит CRBR, а 10% цены поступит на эскроу-счёт до разрешения спора. Без аудита инвестор купил бы общество, которое формально не было собственником своего главного продукта.
Правила подачи финансовой отчётности описывает портал Biznes.gov.pl.
Как помогает Good Balance
Мы проводим юридические и бухгалтерские аудиты обществ перед сделкой, а также внутренние обзоры, и переносим выводы в конкретные положения договора — в рамках юридических консультаций. При продаже или покупке фирмы мы сопровождаем весь процесс в услуге продажа sp. z o.o.. Если аудит охватывает защиту персональных данных, полезным будет руководство RODO в фирме.