Бухгалтерія малої фірми в Польщі — це передусім один з двох видів податкового обліку: податкова книга доходів і витрат або облік доходів у режимі ryczałt, доповнений реєстрами VAT, обліком основних засобів і щомісячними розрахунками з ZUS. Рік 2026 приніс важливу зміну: частина підприємців мусить вести ці обліки виключно в комп'ютерній програмі, а від 2027 р. обов'язок охопить усіх. Нижче пояснюємо, що треба встановити на старті, щоб перші місяці діяльності не завершилися виправленнями.
Форма оподаткування визначає вид бухгалтерії
Те, що і як треба обліковувати, випливає з форми оподаткування, обраної при реєстрації фірми:
| Форма оподаткування | Основний облік | Що в ньому записується |
|---|---|---|
| Skala podatkowa (12% та 32%) або podatek liniowy (19%) | податкова книга доходів і витрат (KPiR) | доходи і витрати, з яких випливає прибуток |
| Ryczałt від обліковуваних доходів | облік доходів | виключно доходи, з поділом на ставки ryczałt |
| Karta podatkowa (лише продовження до 2022 р.) | без податкового обліку | податок у сталій сумі |
KPiR можуть вести фізичні особи, прості (spółka cywilna), повні товариства фізичних осіб і партнерські товариства, якщо чисті доходи за попередній рік не перевищили 2,5 млн євро. У 2026 р. це означає доходи за 2025 р. не вищі ніж 10 646 500 зл. Понад цю суму діють бухгалтерські книги, тобто повна бухгалтерія. Як розраховується податок при KPiR, пояснюємо у статті про загальні засади PIT.
У режимі ryczałt, попри відсутність витрат, треба зберігати докази покупок і вести перелік основних засобів. Користуватися ryczałt у 2026 р. можна, якщо доходи за 2025 р. не перевищили 2 млн євро (8 517 200 зл).
Електронні книги — графік 2026 і 2027
Нові постанови Міністра фінансів і економіки від 6 вересня 2025 р. змінили спосіб ведення KPiR та обліку доходів:
- від 1 січня 2026 р. — підприємці, які подають місячний JPK_V7M, ведуть KPiR або облік доходів виключно за допомогою комп'ютерної програми, за логічною структурою,
- до 30 квітня 2027 р. — ці особи передають податковій інспекції книгу або облік за 2026 р. у формі файлу JPK (JPK_PKPIR або JPK_EWP, разом з JPK_ST для основних засобів),
- від 1 січня 2027 р. — обов'язок електронного обліку охопить решту, у тому числі платників податків, які розраховують VAT щоквартально, і звільнених від VAT.
На практиці це означає кінець зошитових книг і електронних таблиць. Записи мусять містити, зокрема, номер фактури в KSeF та податковий ідентифікатор контрагента, тож бухгалтерська програма повинна бути інтегрована з Національною системою е-фактур.
Документи та обліки поза книгою
Поряд з KPiR або обліком доходів мала фірма зазвичай веде:
- реєстри VAT і файл JPK_V7 — якщо вона є активним платником VAT; подається до 25 дня місяця після звітного періоду,
- облік основних засобів і нематеріальних активів — з планом амортизації для обладнання та програмного забезпечення,
- облік пробігу транспортного засобу — коли легковий автомобіль має повністю використовуватися у фірмі й бути охоплений повним відрахуванням VAT,
- облік продажів на касовому апараті — після перевищення ліміту звільнення або у галузях, охоплених касою від першого продажу,
- кадрову і зарплатну документацію — після прийняття першого працівника або виконавця.
Фактури від 2026 р. за загальним правилом виставляються і приймаються в KSeF. Найменші фірми, у яких продажі, задокументовані фактурами, не перевищують 10 000 зл на місяць, охоплені обов'язком від 1 січня 2027 р.
Щомісячний календар підприємця
- До 20 дня — внески ZUS за попередній місяць (одноосібна діяльність без правосуб'єктності) та аванс на PIT або ryczałt.
- До 20 дня — записи в обліку доходів за попередній місяць (у режимі ryczałt).
- До 25 дня — JPK_V7M або JPK_V7K і сплата VAT.
- Раз на рік — декларація PIT-36, PIT-36L або PIT-28 до 30 квітня та річний розрахунок медичного внеску.
Платники у режимі ryczałt з доходами за попередній рік до 200 000 євро (у 2026 р. 851 720 зл) можуть обрати квартальну сплату ryczałt. Квартальні аванси на PIT доступні для малих платників податків і для тих, хто починає діяльність.
Як довго зберігати документи
Податкові книги та пов'язані з ними документи зберігають до спливу строку давності податкового зобов'язання. За загальним правилом зобов'язання погашається давністю через 5 років; перебіг цього строку починається з кінця року, у якому минув термін сплати податку. Витратний рахунок за січень 2026 р., урахований у річній декларації зі сплатою до 30 квітня 2027 р., отже, має бути доступний щонайменше до кінця 2032 р. Документи в KSeF зберігаються в системі, але касові чеки, договори, підтвердження переказів чи кадрові документи треба архівувати самостійно — у паперовій або електронній формі зі збереженням читабельності.
Самостійно чи з бухгалтерською фірмою
Приписи не вимагають, щоб малу фірму обслуговував бухгалтер — підприємець може вести облік самостійно у програмі, яка відповідає новим вимогам. За достовірність книг, однак, завжди відповідає підприємець. Бухгалтерська фірма зазвичай переймає чотири сфери: кваліфікацію витрат, своєчасні декларації, контакт з установою та ZUS, а також стеження за лімітами (VAT, каси, ryczałt, KPiR).
Приклад: програміст у режимі podatek liniowy і місячному VAT від січня 2026 р. мусить вести KPiR у програмі, а за 2026 р. передати JPK_PKPIR до 30 квітня 2027 р. Його колега, графік у режимі ryczałt, звільнена від VAT, може до кінця 2026 р. вести облік традиційно, але від 2027 р. також переходить на електронну форму. Для обох вибір програми або фірми на 2027 р. варто завершити ще восени 2026 р.
Найчастіші помилки на старті
- Внесення до витрат видатків без зв'язку з діяльністю або без доказу.
- Відсутність обліку основних засобів при купівлі ноутбука чи автомобіля.
- Ведення обліку в таблиці, попри обов'язок електронної форми від 2026 р.
- Пропуск моменту перевищення ліміту звільнення від VAT (240 000 зл у 2026 р.) або звільнення від каси.
Як Good Balance може допомогти
У межах спрощеної бухгалтерії ведемо KPiR або облік доходів у формі, що відповідає новим структурам JPK, розраховуємо VAT, ZUS і податок на доходи та стежимо за лімітами. Особам, які щойно реєструють фірму, допомагаємо у межах обслуговування одноосібної діяльності обрати форму оподаткування ще до подання заяви до CEIDG.