Відкриття інтернет-магазину в Польщі — це проєкт на межі господарського права, податків, прав споживача і захисту даних. Підприємець має обрати правову форму, зареєструвати фірму, підібрати оподаткування та VAT, підготувати регламент і подбати про кілька обов'язків, які легко забути — касовий апарат, запис до BDO (Бази даних про продукти та відходи) і дотримання вимог RODO (GDPR, Загального регламенту захисту даних). Нижче — практичний план дій, що відповідає правовому стану на 2026 р.
Вибір правової форми і реєстрація фірми
При першому інтернет-магазині найчастішим вибором залишається одноосібна господарська діяльність, записана до CEIDG (Центрального реєстру та інформації про господарську діяльність). Реєстрація безоплатна, відбувається онлайн за допомогою Profilu Zaufanego (Довіреного профілю), кваліфікованого підпису або e-dowodu (електронного посвідчення), а запис діє з вказаного дня. Другий варіант — sp. z o.o. (товариство з обмеженою відповідальністю) — дорожча в утриманні і більш формалізована, але вона обмежує відповідальність учасника до розміру вкладу, що має значення при обороті більших сум або при продажі товарів з високим ризиком (харчі, хімія, електроніка).
У обох випадках обирають відповідні коди PKD (Польської класифікації видів діяльності). Для інтернет-магазину стандартом є 47.91.Z («роздрібний продаж, що здійснюється через будинки посилкової торгівлі або Інтернет»), а крім нього варто заявити коди, належні для груп товарів, що продаються. Sp. z o.o., заснована у системі S24, виникає протягом кількох робочих днів; класичний режим через нотаріуса дає більшу гнучкість договору, але подовжує процес на 2–3 тижні.
Оподаткування: шкала, лінійний податок чи ryczałt
Підприємець, що веде інтернет-продаж, має три популярні форми оподаткування PIT:
- податкова шкала — 12% до 120 000 зл на рік і 32% понад; з неоподатковуваною сумою 30 000 зл. Вигідна при низьких доходах або спільному обліку з подружжям;
- лінійний податок 19% — без неоподатковуваної суми і без спільного обліку, зате одна ставка незалежно від доходу;
- ryczałt (єдиний податок від доходу) від облікованих доходів — для роздрібної торгівлі найчастіше 3% доходу, без можливості врахування витрат. Вигідний при високій маржі і невеликих складських закупівлях.
Sp. z o.o. сплачує CIT 9% (малий платник, дохід нижче 2 млн євро) або 19%. Виплата прибутку учаснику — це додатково 19% податку з дивіденду — хіба що компанія користується естонським CIT, який відкладає оподаткування до моменту виплати.
VAT: звільнення від VAT за обсягом продажів, національний продаж і до ЄС
Інтернет-магазин, що продає лише в Польщі, спочатку може користуватися звільненням від VAT за обсягом продажів, поки вартість продажу за рік не перевищить 240 000 зл (ліміт підвищено з 1 січня 2026 р. з 200 000 зл; для фірм, що стартують протягом року, суму рахують пропорційно — до кількості днів ведення діяльності). Після перевищення порога або добровільної заяви VAT-R слід додавати ставки VAT до кожного продажу — основна 23%, знижені 8% і 5% для вибраних груп товарів.
Для продажу товарів споживачам в інших країнах ЄС діє один спільний ліміт 10 000 євро на рік. Після його перевищення операції оподатковуються ставкою VAT країни одержувача. Замість реєстрації у кожній країні можна скористатися процедурою VAT OSS — одним щоквартальним обліком, що подається в Польщі через e-Urząd Skarbowy (Електронне податкове управління). Для імпорту дрібних посилок з-поза ЄС існує аналогічна процедура IOSS.
Касовий апарат і облікові обов'язки
Продаж фізичним особам, що не ведуть діяльності, зокрема в інтернеті, за загальним правилом потребує обліку на касовому апараті. Виконавчі норми Міністра фінансів щодо звільнень від обов'язку обліку все ж допускають виняток, якщо: платіж повністю надходить на банківський рахунок, а з доказу оплати та обліку однозначно випливає, якої конкретної дії він стосувався (прив'язка до замовлення й адреси покупця). Звільнення не поширюється, зокрема, на продаж споживчої електроніки, парфумів, косметики і туалетних засобів — у цих категоріях касовий апарат обов'язковий незалежно від способу оплати.
Незалежно від касового апарату магазин має видати документ продажу. Для фізичної особи — це зазвичай чек або e-чек; для фірми — фактура. Впровадження Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF, Національної системи e-фактур) є поетапним — найбільших платників охоплює першими, а — відповідно до повідомлення Міністерства фінансів — «KSeF для всіх» починає діяти з 1 січня 2027 р. Графік такий: з 1 лютого 2026 р. KSeF діє для найбільших платників, з 1 квітня 2026 р. — для решти фірм (крім найменших, що виставляють фактури з невеликою місячною вартістю), а з 1 січня 2027 р. — для всіх підприємців.
Регламент, RODO і права споживача
Кожен магазин має мати регламент, доступний до укладання договору. Він містить, зокрема, дані продавця, правила подання замовлень, доставки, оплат, рекламацій і відмови. Споживач, тобто фізична особа, яка не є підприємцем, що діє у своїй галузі, може протягом чотирнадцяти днів відмовитися від покупки, зробленої через інтернет, без зазначення причини — перебіг терміну починається від передання речі. Одноосібний підприємець, що купує річ, не пов'язану з профілем діяльності, користується тим самим захистом, що і споживач.
Рекламація через невідповідність товару договору відбувається на підставі норм закону про права споживача — покупець може вимагати ремонту або заміни, а лише у другому кроці — зниження ціни або відмови від договору. Відповідальність продавця охоплює два роки від передання товару.
Оператор магазину є адміністратором персональних даних клієнтів. RODO (GDPR) вимагає: правової підстави обробки (договір, законний обов'язок, згода на маркетинг), інформаційного застереження, механізму реалізації прав (доступ, виправлення, видалення), реєстру операцій обробки, договорів доручення з постачальниками (хостинг, платіжні системи, кур'єри, платформа магазину), а також повідомлень про порушення до UODO (Управління з захисту персональних даних) протягом 72 годин.
BDO: пакувальні матеріали
Фірма, що виводить на ринок товари в упаковці — а інтернет-магазин, що пакує посилки для клієнтів, це робить — підлягає запису до реєстру BDO, що його веде маршалок воєводства. Запис охоплює також суб'єктів, що виставляють картки продуктового збору, ведуть продаж одноразових пластикових виробів або батарей. Для фірм, що виводять на ринок менше ніж 1 тонну упаковок на рік, діє спрощений режим і ставка продуктового збору у режимі ryczałt. Відсутність запису або неподання річного звіту загрожує грошовим штрафом, у крайніх випадках — до 1 000 000 зл.
Оплати, доставки, повернення — операційна сторона
Крім правових формальностей важлива операційна структура. Ринковим стандартом є кілька способів оплати (BLIK, картки, швидкі перекази, відтерміновані платежі), інтеграція з кур'єрами і паczkomatami (поштоматами) та ясна політика повернень. Магазин має убезпечитися договірно з постачальниками оплат (оператори-інтегратори) та кур'єрськими фірмами — особливо щодо рекламацій за пошкоджені посилки.
Модель дропшипінгу, у якій товар надсилає постачальник, не звільняє продавця від жодних обов'язків щодо споживача. З погляду клієнта продавцем залишається оператор магазину, а не фірма, що пакує посилку. VAT, відмова, рекламації і RODO діють так само, як у класичному складському магазині.
Чек-лист старту у 10 кроках
- Ідея та аналіз конкуренції — категорія товарів, маржа, логістика.
- Вибір правової форми — JDG (одноосібна господарська діяльність) або sp. z o.o.
- Реєстрація фірми у CEIDG або KRS (Державному судовому реєстрі) з відповідними кодами PKD.
- Вибір форми оподаткування PIT або CIT; рішення про VAT (звільнення або VAT-R).
- Договір з банком, фірмовий рахунок, термінал або інтегратор платежів.
- Інтернет-магазин — платформа, домен, хостинг, SSL-сертифікат.
- Регламент, політика конфіденційності, інформація про cookies, правила повернень.
- Договори з постачальниками, кур'єрами, оператором платежів (доручення RODO).
- Реєстрація у BDO, рішення про касовий апарат, заявка до KSeF.
- Технічні тести, запуск, перші замовлення й облік VAT.
Як Good Balance допомагає
Команда Good Balance поєднує юридичне й бухгалтерське обслуговування інтернет-магазинів в одному процесі. У межах реєстрації фірми підбираємо правову форму, коди PKD і форму оподаткування під модель продажу, готуємо заяву CEIDG або акт sp. z o.o., а потім у межах повної бухгалтерії ведемо VAT (зокрема OSS/IOSS), KSeF і обліки з працівниками. Допомагаємо також підготувати регламент магазину і впровадити RODO відповідно до актуальних настанов UODO.