Витрати, понесені до запису в CEIDG, можуть бути витратою на отримання доходу в новій фірмі, якщо вдасться довести їхній зв'язок із запланованою діяльністю та вони підтверджені документально. Закон про PIT не встановлює часової межі — важлива мета витрати, а не дата на рахунку. Інакше справи з VAT: відрахування потребує реєстрації як активний платник VAT, а встановлені законом строки починаються від дати купівлі, тож тривала перерва між купівлею та стартом ускладнює розрахунок.
Чому витрата перед стартом може бути витратою
Ст. 22 п. 1 закону про PIT визнає витратою кожну суму, яка має призвести до доходу чи захистити його джерело, якщо вона не фігурує в переліку винятків зі ст. 23. Норма не вимагає, щоб діяльність уже існувала на момент купівлі. На практиці податкові органи приймають підготовчі витрати, якщо підприємець:
- може обґрунтувати, навіщо служить витрата (напр., ноутбук для програмування, курс, потрібний для надання послуг, проєкт логотипу);
- має документ купівлі — рахунок-фактуру або квитанцію, виписану на його ім'я та прізвище (NIP можна вказати, якщо його вже отримано);
- фактично розпочав діяльність, у якій витрата використовується.
Чим більший проміжок між купівлею та стартом, тим важче захистити зв'язок із фірмою. Велосипед, куплений за два роки до того для приватного використання, важко раптом визнати підготовчою витратою.
Увага: ця засада стосується податкової шкали та лінійного податку (podatek liniowy). У режимі ryczałt витрат не обліковують, тому витрати перед стартом мають значення лише для VAT.
Чотири категорії витрат і їхній облік
| Вид витрати | Як потрапляє до витрат |
|---|---|
| Основний засіб вартістю понад 10 000 зл (напр., комп'ютер із ПЗ, автомобіль) | запис до обліку основних засобів не пізніше ніж у місяці передачі в користування; амортизація з наступного місяця |
| Складова майна до 10 000 зл (напр., монітор, стіл, телефон) | одноразово у витратах у місяці передачі в користування у фірмі |
| Послуги та дрібні покупки (вебсайт, навчання, консалтинг, канцелярські матеріали) | безпосередньо у витратах |
| Торговельні товари та матеріали | відображені в інвентарному описі на день початку діяльності, внесеному до книги доходів і витрат |
Речі, куплені раніше для приватних потреб
До фірми можна внести також предмет, який використовувався приватно. Його початковою вартістю є ціна придбання, але не вища за ринкову вартість у день внесення до обліку. Якщо ціна придбання невідома (немає рахунку), підприємець сам оцінює предмет за ринковими цінами речей такого самого роду з грудня попереднього року, враховуючи стан і зношеність. В обох випадках варто скласти коротку заяву про передачу складової до фірми, з датою та вартістю.
Як відобразити витрати в книзі
Витрати, понесені до початку діяльності, вносять до книги після її заснування — на практиці в першому місяці діяльності, з датою документа. Завдяки цьому вони зменшують дохід уже в першому авансі з податку. Якщо в перший рік доходи виявляться меншими за витрати, виникне збиток, який можна буде розрахувати в наступні п'ять років.
Приклад
Графік планує старт діяльності 1 березня 2026 р. на лінійному податку (podatek liniowy), як активний платник VAT (тому у витратах рахуються суми нетто). У січні він купив ноутбук за 8 500 зл нетто й графічний планшет за 2 200 зл нетто, а в лютому заплатив 3 000 зл нетто за курс проєктування інтерфейсів і 1 200 зл нетто за вебсайт.
- Ноутбук і планшет коштують окремо менше ніж 10 000 зл, тож можуть одноразово потрапити до витрат у березні, коли їх буде передано в користування у фірмі.
- Курс і сайт — це витрати на послуги, також у березні.
- Загалом 14 900 зл витрат зменшить дохід перших місяців діяльності.
VAT із покупок до реєстрації
Заяву VAT-R треба подати перед днем виконання першої оподатковуваної дії. Без реєстрації як активний платник VAT право на відрахування не належить, але після реєстрації можна повернути VAT і з попередніх покупок, пов'язаних з оподатковуваним продажем. При цьому треба стежити за строками зі ст. 86 закону про VAT:
- право на відрахування виникає в періоді, у якому в продавця виник податковий обов'язок (не раніше ніж у періоді отримання рахунку);
- його можна реалізувати в одному з трьох наступних розрахункових періодів (двох при квартальному розрахунку);
- після спливу цих вікон залишається коригування, можливе до 5 років від початку року, у якому право виникло.
На практиці при покупках, здійснених за кілька місяців до реєстрації, відрахування показують зазвичай у першому файлі JPK_V7 після реєстрації або в коригуванні — при більших сумах варто проаналізувати це з бухгалтером. Той, хто має намір користуватися звільненням від VAT за обсягом продажів (у 2026 р. до 240 000 зл продажу, пропорційно при старті протягом року), узагалі не відрахує VAT із покупок. Деталі заяви описує стаття про реєстрацію до VAT.
Найчастіші помилки
- Рахунок на іншу особу — напр., на чоловіка/дружину чи роботодавця. Витратою може бути лише видаток підприємця.
- Відсутність зв'язку з діяльністю — покупки, що не збігаються з кодами PKD і профілем фірми, легко оскаржити.
- Запізнє внесення основного засобу — запис після місяця передачі в користування трактують як виявлення, а амортизація не охопить попередніх місяців.
- Відрахування VAT при звільненні — звільнений платник не має права на відрахування, навіть якщо рахунок містить VAT.
- Покупки товарів без інвентарного опису — торговельні товари, куплені перед стартом, треба внести в опис на день початку діяльності.
План на останні тижні перед стартом
- Виберіть форму оподаткування — від неї залежить, чи взагалі мають значення витрати.
- Збирайте рахунки на свої дані, з описом призначення.
- Подайте заяву до CEIDG із зазначенням дати початку діяльності, а при активному VAT — VAT-R перед першим продажем (процес описує стаття як відкрити JDG).
- При старті передайте бухгалтеру список витрат, заяви про передачу майна та за потреби інвентарний опис.
Як може допомогти Good Balance
До реєстрації фірми ми допомагаємо обрати форму оподаткування та визначити, які витрати варто понести ще до старту, а потім враховуємо їх у книзі та розрахунку VAT. Перегляньте послугу спрощеної бухгалтерії.