Справка A1 подтверждает, что лицо, временно работающее в другом государстве Европейского союза, Европейского экономического пространства или в Швейцарии, по-прежнему подчиняется польской системе социального страхования. Благодаря ей взносы уплачиваются только в Польше, а зарубежное учреждение не может потребовать их повторно. Документ выдаёт ZUS по заявлению работодателя или самого предпринимателя, а решение зависит от нескольких конкретных условий.
Общее правило и три исключения
В координации на уровне ЕС действует правило, что страхование полагается в государстве, в котором работа фактически выполняется. Тот, кто выезжает по контракту в Германию или Францию, по общему правилу должен подчиняться тамошней системе. Справка A1 оформляет ситуации, в которых нормы позволяют от этого правила отступить. Чаще всего это:
- командирование работника польским работодателем,
- временное ведение за границей деятельности, которая осуществляется в Польше на собственный счёт,
- постоянная работа в двух или более государствах одновременно.
Работник, командированный польской фирмой
Работник, направленный за границу для исполнения договора, заключённого работодателем с зарубежным контрагентом, остаётся застрахованным в Польше, если одновременно выполнены следующие условия:
- предполагаемый срок работы за границей не превышает 24 месяцев,
- работник не заменяет другого человека, чьё командирование только что завершилось,
- непосредственно перед выездом он был застрахован или проживал в Польше не менее одного месяца (ему не обязательно было работать именно в той фирме, которая его командирует).
Месячный период страхования считается выполненным и тогда, когда работник получал, например, пособие по болезни или по беременности и родам, был зарегистрированным безработным либо имел только медицинское страхование. Более короткие периоды ZUS оценивает индивидуально.
Предприниматель с JDG, работающий за границей
Для лиц, ведущих собственную фирму, ZUS применяет отдельные критерии. Польское страхование сохраняется, когда:
- Работа за границей продлится не дольше 24 месяцев.
- Фирма работает в Польше не менее 2 месяцев до выезда; более короткие периоды подлежат индивидуальной оценке.
- Значительная часть деятельности ведётся в Польше — об этом свидетельствуют, в частности, офис, уплата налогов, номер VAT или членство в профессиональной организации.
- Деятельность в Польше продолжается и будет продолжена после возвращения.
- Работа за границей похожа на ту, которая выполняется в стране: тот же сектор и тот же характер. Она не обязательно должна касаться идентичной тематики — ZUS приводит в пример юрисконсульта, который в Польше занимается трудовым правом, а за границей консультирует по налоговым вопросам.
Сходство нужно подтвердить ещё до выезда, чаще всего договором с зарубежным клиентом. Типичная ловушка касается только что зарегистрированных фирм: программист, который регистрирует деятельность и через две недели начинает работать в офисе клиента в другой стране, не выполняет условия двух месяцев и, согласно разъяснениям ZUS, будет застрахован за границей.
Работа в нескольких государствах одновременно
Иные правила действуют в отношении лиц, которые постоянно делят рабочее время между Польшей и другими государствами, например работают удалённо из дома, а каждую неделю несколько дней проводят в зарубежном офисе клиента. Ключевым является понятие значительной части работы в государстве проживания. ZUS принимает в качестве ориентира не менее 25% рабочего времени или вознаграждения. Тот, кто проживает в Польше и достигает этого порога здесь, обычно подчиняется польским нормам. Если он работает в Польше меньше, решающими становятся, в частности, местонахождение работодателя или число и местонахождение заказчиков.
В этом варианте оценка самая сложная, потому что имеет значение фактическое распределение работы, а не записи в договоре. ZUS может определить применимое законодательство иначе, чем следовало бы из документов, если реальность выглядит иначе.
Как подать заявление — шаг за шагом
- Определение варианта: командирование, временная деятельность за границей или работа в нескольких государствах. От этого зависят требуемые сведения.
- Сбор доказательств: договор с зарубежным контрагентом, период и место работы, данные о деятельности в Польше (например, счета для польских клиентов, договор аренды офиса).
- Заполнение заявления электронно в «Мастере заявления о выдаче справки A1» в eZUS (ранее PUE ZUS). В некоторых ситуациях мастер требует дополнительных сведений, например о периоде перед командированием.
- Подача заявления до выезда с запасом, позволяющим на возможные разъяснения с ZUS.
- Взятие документа в поездку и предъявление его по требованию зарубежной инспекции или контрагента. Зарубежные учреждения могут проверить подлинность справки в специальном сервисе ZUS.
После возвращения или сокращения выезда стоит проинформировать ZUS об окончании работы за границей, а при продлении контракта — обратиться за продлением справки до окончания указанного в ней срока.
Чего справка A1 не решает
Документ касается исключительно социального страхования. Он не определяет:
- где уплачивается подоходный налог — об этом говорят соглашения об избежании двойного налогообложения и национальные налоговые нормы,
- обязанностей перед учреждениями принимающего государства — многие государства требуют отдельного уведомления о командированном работнике до начала работы,
- минимальной оплаты труда и условий работы, действующих за границей, которые работодатель должен обеспечить независимо от A1,
- ситуаций за пределами ЕС, ЕЭП и Швейцарии — там применяются двусторонние соглашения о социальном обеспечении, если Польша их заключила.
Основные правила польских взносов, которые по-прежнему уплачиваются во время выезда, описываем в статье о ZUS в Польше.
Как может помочь Good Balance
Мы анализируем план работы за границей, определяем подходящий вариант и готовим заявление о выдаче справки A1 вместе с доказательствами — в рамках юридической консультации. Работодателям, командирующим команды, помогаем в кадровой документации и расчёте выездов в рамках кадрового консалтинга.