Бухгалтерия малой фирмы в Польше — это прежде всего один из двух налоговых учётов: налоговая книга доходов и расходов либо учёт выручки при ryczałt, дополненный реестрами VAT, учётом основных средств и ежемесячными расчётами с ZUS. 2026 год принёс важное изменение: часть предпринимателей обязана вести эти учёты исключительно в компьютерной программе, а с 2027 г. обязанность охватит всех. Ниже разъясняем, что нужно определить на старте, чтобы первые месяцы деятельности не закончились корректировками.
Форма налогообложения определяет вид бухгалтерии
То, что и как нужно учитывать, следует из формы налогообложения, выбранной при регистрации фирмы:
| Форма налогообложения | Основной учёт | Что в нём записывается |
|---|---|---|
| Налоговая шкала (12% и 32%) или линейный налог (podatek liniowy) (19%) | налоговая книга доходов и расходов (KPiR) | доходы и расходы, из которых вытекает прибыль |
| Ryczałt (единый налог с выручки) | учёт выручки | исключительно выручка, с разделением по ставкам ryczałt |
| Налоговая карта (только продолжение с периода до 2022 г.) | налогового учёта нет | налог в фиксированной сумме |
KPiR могут вести физические лица, гражданские товарищества, полные товарищества физических лиц и партнёрские, если чистая выручка за предыдущий год не превысила 2,5 млн евро. В 2026 г. это означает выручку за 2025 г. не выше 10 646 500 зл. Выше этой суммы действуют бухгалтерские книги, то есть полная бухгалтерия. Как считается налог при KPiR, разъясняем в статье об общих правилах PIT.
На ryczałt, несмотря на отсутствие расходов, нужно хранить документы о закупках и вести перечень основных средств. Применять ryczałt в 2026 г. можно, если выручка за 2025 г. не превысила 2 млн евро (8 517 200 зл).
Электронные книги — график 2026 и 2027
Новые распоряжения Министра финансов и экономики от 6 сентября 2025 г. изменили способ ведения KPiR и учёта выручки:
- с 1 января 2026 г. — предприниматели, подающие ежемесячный JPK_V7M, ведут KPiR или учёт выручки исключительно с использованием компьютерной программы, по логической структуре,
- до 30 апреля 2027 г. — эти лица передают налоговой инспекции книгу или учёт за 2026 г. в форме файла JPK (JPK_PKPIR или JPK_EWP, вместе с JPK_ST для основных средств),
- с 1 января 2027 г. — обязанность электронного учёта охватит остальных, в том числе налогоплательщиков, рассчитывающих VAT ежеквартально, и освобождённых от VAT.
На практике это означает конец бумажной книги и электронных таблиц. Записи должны содержать, в частности, номер счёта в KSeF и налоговый идентификатор контрагента, поэтому бухгалтерская программа должна быть интегрирована с Национальной системой электронных счетов.
Документы и учёты вне книги
Наряду с KPiR или учётом выручки малая фирма обычно ведёт:
- реестры VAT и файл JPK_V7 — если она активный плательщик VAT; подаётся до 25. дня месяца после расчётного периода,
- учёт основных средств и нематериальных активов — с планом амортизации для техники и программного обеспечения,
- учёт пробега автомобиля — когда легковой автомобиль должен полностью использоваться в фирме и подпадать под полный вычет VAT,
- учёт продаж на кассовом аппарате — после превышения лимита освобождения или в отраслях, подпадающих под кассу с первой продажи,
- кадровую и зарплатную документацию — после найма первого работника или исполнителя.
Счета с 2026 г. по общему правилу выставляются и получаются в KSeF. Самые маленькие фирмы с продажами, оформляемыми счетами до 10 000 зл в месяц, подпадают под обязанность с 1 января 2027 г.
Ежемесячный календарь предпринимателя
- До 20. дня — взносы ZUS за предыдущий месяц (единоличная деятельность без юридической личности) и аванс по PIT или ryczałt.
- До 20. дня — записи в учёте выручки за предыдущий месяц (при ryczałt).
- До 25. дня — JPK_V7M или JPK_V7K и уплата VAT.
- Раз в год — декларация PIT-36, PIT-36L или PIT-28 до 30 апреля и годовой расчёт медицинского взноса.
Плательщики ryczałt с выручкой за предыдущий год до 200 000 евро (в 2026 г. 851 720 зл) могут выбрать ежеквартальную уплату ryczałt. Ежеквартальные авансы по PIT доступны малым налогоплательщикам и начинающим деятельность.
Сколько хранить документы
Налоговые книги и связанные с ними документы хранят до истечения срока давности налогового обязательства. Как правило, обязательство истекает по истечении 5 лет; начало этого срока — с конца года, в котором истёк срок уплаты налога. Счёт-расход за январь 2026 г., отражённый в годовой декларации к уплате до 30 апреля 2027 г., должен быть доступен как минимум до конца 2032 г. Документы в KSeF хранятся в системе, однако кассовые чеки, договоры, подтверждения переводов или кадровые документы следует архивировать самостоятельно — на бумаге или в электронной форме с сохранением читаемости.
Самостоятельно или с бухгалтерским бюро
Нормы не требуют, чтобы малую фирму обслуживал бухгалтер — предприниматель может вести учёт самостоятельно в программе, удовлетворяющей новым требованиям. Однако за достоверность книг всегда отвечает предприниматель. Бухгалтерское бюро обычно берёт на себя четыре области: квалификацию расходов, своевременные декларации, контакт с налоговой инспекцией и ZUS, а также контроль лимитов (VAT, кассы, ryczałt, KPiR).
Пример: программист на линейном налоге и ежемесячном VAT с января 2026 г. должен вести KPiR в программе, а за 2026 г. передать JPK_PKPIR до 30 апреля 2027 г. Его коллега, графический дизайнер на ryczałt, освобождённая от VAT, может до конца 2026 г. вести учёт традиционно, но с 2027 г. также переходит на электронную форму. Для обоих выбор программы или бюро на 2027 г. стоит закрыть ещё осенью 2026 г.
Самые частые ошибки на старте
- Внесение в расходы затрат, не связанных с деятельностью или без документального подтверждения.
- Отсутствие учёта основных средств при покупке ноутбука или автомобиля.
- Ведение учёта в электронной таблице, несмотря на обязанность электронной формы с 2026 г.
- Пропуск момента превышения лимита освобождения от VAT (240 000 зл в 2026 г.) или освобождения от кассы.
Как может помочь Good Balance
В рамках упрощённой бухгалтерии мы ведём KPiR или учёт выручки в форме, соответствующей новым структурам JPK, рассчитываем VAT, ZUS и подоходный налог, а также контролируем лимиты. Тем, кто только регистрирует фирму, помогаем в рамках обслуживания единоличной деятельности выбрать форму налогообложения ещё до подачи заявления в CEIDG.