Счёт-проформа — это коммерческий документ (предложение или требование об оплате), который закон о VAT не считает счётом-фактурой и который не вызывает налоговых последствий. Счёт-фактура VAT документирует продажу или полученный аванс, порождает обязанности по VAT и подоходному налогу, а с 2026 г. в большинстве фирм должен быть выставлен в KSeF. Проформа в KSeF не отправляется.
Что такое проформа, а что — счёт-фактура
Закон о VAT не знает понятия «pro forma». Это обиходное название документа, который продавец отправляет перед сделкой, чтобы покупатель мог проверить условия и оплатить. Счёт-фактура же является документом, строго регулируемым ст. 106a–106q закона: имеет обязательные элементы, сроки выставления и — что важнее всего — служит основанием для расчёта налога.
| Признак | Проформа | Счёт-фактура VAT |
|---|---|---|
| Правовая основа | нет, торговая практика | закон о VAT |
| Последствия в VAT | нет | подлежащий уплате налог у продавца, право на вычет у покупателя |
| Доход в PIT/CIT | нет | да (как правило, с датой выполнения услуги или поставки) |
| KSeF | не передаётся | обязательно в KSeF (с переходными исключениями) |
| Нумерация | произвольная, лучше отдельная | последовательная, однозначно идентифицирующая счёт-фактуру; в KSeF дополнительно — номер, присвоенный системой |
| Корректировка | достаточно отправить новую версию | только корректирующим счётом-фактурой |
Когда проформа имеет смысл
- Предоплата от нового клиента — продавец не хочет выполнять заказ без оплаты.
- Утверждение бюджета — отдел закупок клиента нуждается в документе с суммой, чтобы инициировать платёж.
- Таможенное оформление или импортная процедура — зарубежный контрагент просит документ со стоимостью товара до отправки.
- Предложение со сроком действия — когда цена может измениться, проформа позволяет подтвердить её на определённый срок.
Если клиент не оплатит, продавец ничего не корректирует и ничего не учитывает — документ просто теряет значение.
Что стоит указать в проформе
Поскольку нормы не устанавливают образец, содержание зависит от потребностей сторон. На практике хорошо работают следующие элементы:
- данные продавца и покупателя, в том числе NIP — упрощают последующее выставление счёта-фактуры без дополнительных запросов,
- описание товара или услуги, количество, цена нетто, ставка и сумма VAT, а также стоимость брутто,
- номер банковского счёта и срок оплаты,
- срок действия предложения и указание, является ли платёж авансом или полной ценой,
- чёткое указание, что документ не является счётом-фактурой.
При работе с зарубежными контрагентами пригодится двуязычная версия и указание валюты. Если сумма аванса устанавливается в процентах, лучше указать её прямо в злотых или валюте, чтобы избежать недоразумений при переводе.
Что после оплаты проформы — авансовый или итоговый счёт-фактура
Поступление денег на основании проформы меняет ситуацию. Если оплата поступила до выполнения услуги или поставки, в VAT возникает налоговое обязательство в момент её получения, в отношении полученной суммы (ст. 19a абз. 8). Тогда:
- продавец выставляет авансовый счёт-фактуру не позднее 15-го дня месяца, следующего за месяцем получения оплаты (ст. 106i абз. 2),
- после выполнения услуги выставляет расчётный (итоговый) счёт-фактуру на оставшуюся сумму,
- если оплата и выполнение услуги произошли в одном и том же месяце, авансовый счёт-фактуру можно не выставлять — достаточно одного счёта-фактуры (ст. 106b абз. 1a).
Исключения касаются, в частности, внутриобщинной поставки товаров и услуг, учитываемых периодически со сроком оплаты. Счёт-фактуру можно также выставить заранее, но не ранее 60-го дня до поставки, выполнения услуги или получения аванса (ст. 106i абз. 7).
Проформа и KSeF в 2026 г.
С 1 февраля 2026 г. действует KSeF 2.0, и им пользуются крупные предприниматели, с 1 апреля 2026 г. обязанность охватила остальные фирмы, а самые малые (продажа, документируемая счетами-фактурами до 10 тыс. зл в месяц) имеют срок до 1 января 2027 г. В учебных материалах KAS (Национальной налоговой администрации) счета-проформы перечислены среди документов, которые в KSeF не передаются — наряду с нотами о списании и обычными счетами. Практические последствия:
- проформу отправляют клиенту как и прежде: по электронной почте, из программы выставления счетов или системы продаж,
- авансовый и итоговый счета-фактуры после оплаты уже попадают в KSeF и получают системный номер,
- стоит договориться с клиентом, что проформа приходит иным каналом, чем счета-фактуры, поскольку его бухгалтерия всё чаще загружает документы исключительно из KSeF.
Риск: проформа, которая выглядит как счёт-фактура
Согласно ст. 108 закона о VAT, кто выставит счёт-фактуру с указанной суммой налога, тот обязан этот налог уплатить. Если документ не отмечен явно как проформа, но содержит все элементы счёта-фактуры, налоговая инспекция может признать его счётом-фактурой. Поэтому стоит:
- указать в заголовке слова «Faktura pro forma» и пометку «не является бухгалтерским документом»,
- применять отдельную нумерацию (например, PF/2026/10/015), не связанную с нумерацией счетов-фактур,
- не проводить проформу в учёте и не включать её в реестр VAT — ни на стороне продавца, ни на стороне покупателя,
- не вычитать VAT из полученной проформы; право на вычет даёт только счёт-фактура.
Пример: дизайнер на JDG и предоплата
Пани Анна, действующий плательщик VAT, 20 октября 2026 г. отправляет клиенту проформу на проект визуальной идентификации: 5 000 зл нетто + 23% VAT. Клиент платит 50% (3 075 зл брутто) 24 октября. Проект создаётся в ноябре и принимается 28 ноября.
- Октябрь: с момента поступления 3 075 зл возникает налоговое обязательство; авансовый счёт-фактура в KSeF не позднее 15 ноября, подлежащий уплате VAT за октябрь в JPK_V7.
- Ноябрь: расчётный счёт-фактура на оставшиеся 3 075 зл брутто со ссылкой на авансовый счёт-фактуру.
Если бы клиент оплатил всё только в день приёмки проекта, достаточно было бы одного счёта-фактуры после выполнения услуги, а проформа осталась бы исключительно коммерческим документом.
Нормы о счетах-фактурах можно сверить в тексте закона о налоге на товары и услуги.
Как помогает Good Balance
Ведём выставление счетов-фактур и расчёты VAT, следим за сроками авансовых счетов-фактур и правильным движением документов в KSeF — подробности в услуге выставление счетов-фактур VAT. В рамках упрощённой бухгалтерии следим, чтобы проформы не попадали в учёт. Основы VAT описаны в руководстве VAT в Польше.