Представитель — это лицо, действующее от имени предпринимателя, а последствия его действий — подписанного договора, поданного заявления, полученного решения — обременяют доверителя так, как если бы он действовал лично. Объём полномочий следует из текста доверенности, а форма документа зависит от действия, на которое представитель должен быть уполномочен. Помимо обычной доверенности предприниматель, вписанный в CEIDG или KRS, может назначить прокуриста, полномочия которого шире и заранее определены законом.
Три степени доверенности в Гражданском кодексе
| Вид | Объём | Пример в фирме |
|---|---|---|
| Общая | действия обычного управления; требует письменной формы под угрозой недействительности | текущие закупки, получение корреспонденции, выставление счетов-фактур, обработка рекламаций |
| Родовая | определённый вид действий, выходящих за обычное управление | заключение договоров аренды помещений, договоров с субподрядчиками в пределах определённой суммы |
| Специальная | одно, конкретное действие | подписание нотариального акта о покупке офиса, подача оферты в тендере |
Граница «обычного управления» в нормах не определена, поэтому на практике лучше перечислить действия в документе, а не полагаться только на слово «общая». Если предприниматель назначит несколько представителей с одним и тем же объёмом, каждый действует самостоятельно, если доверенность не предусматривает иного (например, подпись двух лиц сверх определённой суммы).
Форма доверенности — принцип зеркала
Ст. 99 Гражданского кодекса вводит простое правило: если действие требует особой формы для действительности, доверенность должна иметь такую же форму. На практике:
- Покупка или продажа недвижимости — нотариальный акт, поэтому доверенность также в форме нотариального акта.
- Продажа долей в sp. z o.o. — письменная форма с нотариально заверенными подписями, поэтому доверенность в той же форме.
- Договор, требующий письменной формы — доверенность как минимум письменная; равнозначна электронная форма с квалифицированной электронной подписью.
Доверенность обычно подписывают на бумаге или электронно. Как работает квалифицированная подпись, разъясняет статья об электронной подписи.
Прокура — коммерческая доверенность
Прокура может быть предоставлена только предпринимателем, вписанным в CEIDG или в реестр предпринимателей KRS, и охватывает все судебные и внесудебные действия, связанные с ведением предприятия. Основные свойства:
- требует письменной формы под угрозой недействительности, но без правила зеркала — прокурист подпишет, например, договор в форме нотариального акта без отдельной нотариальной доверенности;
- прокуристом может быть только физическое лицо с полной дееспособностью;
- объём нельзя ограничить в отношении третьих лиц; исключение — совместная прокура (несколько лиц вместе или вместе с членом правления) и филиальная прокура;
- для отчуждения предприятия, его сдачи в аренду, а также отчуждения и обременения недвижимости прокуристу требуется отдельная доверенность на такое действие;
- прокуру нельзя передать, но прокурист может назначить представителя для отдельного действия или вида действий;
- прекращается, в частности, с исключением предпринимателя из реестра, объявлением банкротства, открытием ликвидации, преобразованием и смертью прокуриста.
Выдачу и прекращение прокуры нужно сообщить в CEIDG или KRS. Предприниматель из CEIDG может при прокуре оговорить, что после его смерти прокурист станет управляющим наследством — это важное обеспечение непрерывности единоличной фирмы.
Представитель в ведомствах
CEIDG
Предприниматель, вписанный в CEIDG, может опубликовать в реестре информацию о представителе или прокуристе: данные лица, адрес для доставки, объём доверенности и дату её выдачи. Публикация информации о прокуристе равнозначна назначению прокуры. К заявлению прилагается заявление представителя о принятии полномочий. Больше о реестре — в статье о CEIDG.
Налоговая инспекция
Ordynacja podatkowa (Налоговый ордонанс) знает три вида доверенностей:
- общая — на все налоговые дела; подаётся исключительно электронно руководителю Национальной налоговой администрации (формуляр PPO-1) и попадает в центральный реестр;
- специальная — на указанное дело; может быть письменной (формуляр PPS-1) или заявлена устно в протокол;
- для доставки — обязательна, в частности, для лица, которое переносит место жительства за пределы ЕС или не живёт в ЕС и возбуждает производство в Польше, если только оно не пользуется электронной доставкой.
Представителем в налоговых делах может быть любое физическое лицо с полной дееспособностью. В делах меньшего значения ведомство может не требовать доверенность от супруга стороны.
ZUS
В ZUS доверенность подают обычно по формуляру PEL в бумажной форме или через PUE (Платформу электронных услуг). Бухгалтерскому бюро, отправляющему декларации от имени фирмы, нужны такие полномочия.
Гербовый сбор
Подача документа доверенности в ведомство по общему правилу стоит 17 зл гербового сбора (opłata skarbowa), который перечисляется на счёт органа гмины по месту подачи документа, а при электронной подаче — по общему правилу по месту жительства или месту нахождения доверителя. Освобождена доверенность для супруга, родителя, ребёнка или сестры/брата, а также доверенность по делам социального страхования, например подаваемая в ZUS. Сбор касается подачи документа в ведомство — доверенность, предъявляемая только контрагентам, ему не подлежит.
Представитель в sp. z o.o.
В sp. z o.o. товарищество представляет правление, а представители действуют рядом с ним. Две ситуации требуют особого внимания:
- Договор с членом правления — товарищество представляет тогда наблюдательный совет либо представитель, назначенный решением собрания участников. Правление не может само выдать такую доверенность.
- Собрание участников — участник может голосовать через представителя, если учредительный договор этого не исключает; доверенность должна быть письменной, а представителем не может быть член правления или работник товарищества.
На что обращать внимание при составлении документа
- Впишите полные данные обеих сторон (PESEL или NIP, а при иностранце — номер паспорта) и дату.
- Перечислите действия вместо общих формул; при договорах укажите предел суммы.
- Решите, может ли представитель назначать дальнейших представителей — без такого согласия он этого делать не может.
- Решите, может ли он заключать договоры с самим собой или представлять обе стороны — без прямого согласия это исключено.
- Определите срок действия. Доверенность можно отозвать в любой момент, а после её прекращения представитель должен вернуть документ.
Договор, заключённый лицом без полномочий или с их превышением, не является автоматически недействительным — его действительность зависит от подтверждения предпринимателем. Другая сторона может назначить срок для подтверждения; при отсутствии подтверждения действовавший без полномочий отвечает за ущерб.
Как может помочь Good Balance
Готовим доверенности и прокуры, адаптированные под структуру фирмы, сообщаем о них в CEIDG, KRS, налоговой инспекции и ZUS, а также консультируем, какой объём полномочий будет безопасным. Обратитесь в рамках правовой консультации или поручите нам подготовку договоров и документов.