Расходы, понесённые до записи в CEIDG, могут быть расходами, уменьшающими доход в новой фирме, если можно показать их связь с планируемой деятельностью и они подтверждены документально. Закон о PIT не устанавливает временной границы — важна цель расхода, а не дата на счёте-фактуре. Иначе дело обстоит с VAT: вычет требует регистрации в качестве активного плательщика VAT, а установленные законом сроки отсчитываются от даты покупки, поэтому длительный перерыв между покупкой и стартом усложняет учёт.
Почему расход до старта может быть затратой
Ст. 22 абз. 1 закона о PIT признаёт расходом каждый расход, направленный на получение дохода или защиту его источника, если он не входит в перечень исключений ст. 23. Норма не требует, чтобы деятельность уже существовала на момент покупки. На практике налоговые органы принимают подготовительные расходы, если предприниматель:
- может обосновать, чему служит расход (например, ноутбук для программирования, курс, нужный для оказания услуг, разработка логотипа);
- имеет документ покупки — счёт-фактуру или счёт, выписанный на его имя и фамилию (NIP можно указать, если он уже есть);
- фактически начал деятельность, в которой используется этот расход.
Чем больше промежуток между покупкой и стартом, тем сложнее защитить связь с фирмой. Велосипед, купленный двумя годами ранее для личного пользования, трудно внезапно признать подготовительным расходом.
Внимание: это правило касается налоговой шкалы и podatek liniowy. На ryczałt расходы не учитываются, поэтому расходы до старта имеют значение только для VAT.
Четыре категории расходов и их учёт
| Вид расхода | Как попадает в затраты |
|---|---|
| Основное средство стоимостью свыше 10 000 зл (например, компьютер с программным обеспечением, автомобиль) | запись в реестр основных средств не позднее месяца передачи в использование; амортизация со следующего месяца |
| Актив до 10 000 зл (например, монитор, стол, телефон) | единовременно в затратах в месяце передачи в использование в фирме |
| Услуги и мелкие покупки (сайт, обучение, консалтинг, канцтовары) | напрямую в затратах |
| Торговые товары и материалы | указаны в описи имущества на день начала деятельности, внесённом в книгу доходов и расходов |
Вещи, купленные ранее для личных нужд
В фирму можно внести также предмет, который использовался в личных целях. Его первоначальной стоимостью является цена приобретения, но не выше рыночной стоимости на день ввода в реестр. Если цена приобретения неизвестна (нет счёта-фактуры), предприниматель сам оценивает предмет по рыночным ценам вещей того же рода за декабрь предыдущего года с учётом состояния и износа. В обоих случаях стоит составить короткое заявление о передаче актива в фирму с датой и стоимостью.
Как учесть расходы в книге
Расходы до начала деятельности вписывают в книгу после её открытия — на практике в первом месяце деятельности с датой документа. Благодаря этому они уменьшают доход уже в первом авансе по налогу. Если в первом году доходы будут ниже расходов, возникнет убыток, который можно учесть в следующих пяти годах.
Пример
Дизайнер планирует старт деятельности с 1 марта 2026 г. на podatek liniowy, как активный плательщик VAT (поэтому в затратах учитываются суммы нетто). В январе он купил ноутбук за 8 500 зл нетто и графический планшет за 2 200 зл нетто, а в феврале заплатил 3 000 зл нетто за курс проектирования интерфейсов и 1 200 зл нетто за сайт.
- Ноутбук и планшет стоят по отдельности менее 10 000 зл, поэтому могут единовременно попасть в затраты в марте, когда будут переданы в использование в фирме.
- Курс и сайт — это услуговые расходы — также в марте.
- В совокупности 14 900 зл расходов уменьшат доход первых месяцев деятельности.
VAT с покупок до регистрации
Заявление VAT-R нужно подать до дня выполнения первой облагаемой операции. Без регистрации в качестве активного плательщика VAT право на вычет не возникает, но после регистрации можно вернуть VAT также с более ранних покупок, связанных с облагаемыми продажами. При этом нужно соблюдать сроки ст. 86 закона о VAT:
- право на вычет возникает в периоде, в котором у продавца возникла налоговая обязанность (не ранее периода получения счёта-фактуры);
- его можно реализовать в одном из трёх следующих отчётных периодов (двух при квартальном расчёте);
- после истечения этих окон остаётся корректировка, возможная до 5 лет с начала года, в котором возникло право.
На практике при покупках, совершённых за несколько месяцев до регистрации, вычет обычно показывают в первом файле JPK_V7 после регистрации или в корректировке — при больших суммах стоит это проанализировать с бухгалтером. Кто намерен пользоваться субъектным освобождением (в 2026 г. до 240 000 зл продаж, пропорционально при старте в течение года), вообще не вычтет VAT с покупок. Подробности заявления описывает статья о регистрации в VAT.
Наиболее частые ошибки
- Счёт-фактура на другое лицо — например, на супруга или работодателя. Расходом может быть только расход предпринимателя.
- Отсутствие связи с деятельностью — покупки, которые не соответствуют кодам PKD и профилю фирмы, легко оспорить.
- Слишком поздний ввод основного средства — запись после месяца передачи в использование трактуется как раскрытие, а амортизация не охватит предыдущие месяцы.
- Вычет VAT при освобождении — освобождённый плательщик не имеет права на вычет, даже если в счёте-фактуре указан VAT.
- Покупки товаров без описи — торговые товары, купленные до старта, нужно включить в опись на день начала деятельности.
План на последние недели перед стартом
- Выберите форму налогообложения — от неё зависит, имеют ли расходы вообще значение.
- Собирайте счета-фактуры на свои данные с описанием назначения.
- Подайте заявление в CEIDG с указанием даты начала деятельности, а при активном VAT — VAT-R до первой продажи (процесс описывает статья как открыть JDG).
- При старте передайте бухгалтеру список расходов, заявления о передаче имущества и возможную опись.
Как может помочь Good Balance
До регистрации фирмы помогаем выбрать форму налогообложения и определить, какие расходы стоит понести ещё до старта, а затем учитываем их в книге и расчёте VAT. Посмотрите услугу упрощённой бухгалтерии.