Refaktura — это обычная фактура, которую предприниматель выставляет, когда перепродаёт клиенту услугу, приобретённую от своего имени, но фактически для этого клиента. Закон о VAT не использует слова «refaktura», но применяет правовую фикцию: тот, кто от собственного имени участвует в оказании услуги в пользу третьего лица, рассматривается так, будто сам эту услугу получил и оказал. Самое важное на практике — отличить refaktura от обычного возврата расходов, понесённых от имени клиента, потому что тогда фактура вообще не выставляется.
Refaktura или возврат расходов — простой тест
| Вопрос | Refaktura | Возврат расходов |
|---|---|---|
| На кого выставлена фактура покупки? | на вашу фирму | на клиента (фирма лишь посредничает в оплате) |
| От чьего имени заключён договор с поставщиком? | от собственного | от имени клиента, например на основании доверенности |
| Входит ли сумма в базу обложения VAT? | да | нет, если расход документально подтверждён и учтён транзитно в учёте |
| Документ для клиента | фактура (в KSeF) | обычно нота списания с копией документа покупки |
Закон прямо исключает из базы обложения суммы, полученные от клиента в качестве возврата документально подтверждённых расходов, понесённых от его имени и в его пользу. Если же фирма сама заказала услугу и получила фактуру на себя, мы имеем дело с перепродажей — и нужно выставить фактуру с VAT.
Когда применяются положения о перепродаже услуг
Конструкция refaktura касается исключительно услуг. Перепродажа товара — это просто его поставка, и она рассчитывается на общих основаниях. Типичные примеры:
- строительная фирма заказывает транспорт и подъёмный кран, а затем выставляет их инвестору,
- организатор конференции покупает ночлег и питание для участников, заявленных клиентом,
- арендодатель помещения перепродаёт арендатору услуги охраны или уборки общих частей,
- общество из группы покупает лицензии или обучения для нескольких связанных обществ и делит расходы.
Отдельным вопросом является расчёт коммунальных услуг (электричество, вода, отопление) при аренде. Являются ли они самостоятельной услугой или элементом арендной платы, зависит от договора и возможности арендатора влиять на потребление — при таких договорах стоит решать вопрос индивидуально.
VAT на refaktura: ставка, момент и маржа
Ставка и освобождения
Поскольку фирма «становится на место» услугодателя, на практике принимается, что перепродаваемая услуга сохраняет свой характер. Перевыставляемый ночлег облагается так же, как ночлег, а услуга, освобождённая от VAT (например, страховая), остаётся освобождённой. При refaktura, таким образом, не следует автоматически применять базовую ставку 23%.
Налоговая обязанность
Действует общее правило: VAT к уплате возникает в момент выполнения услуги. При услугах, рассчитываемых периодически, например ежемесячной охране объекта, услуга считается выполненной с истечением каждого расчётного периода. Дата покупки у первоначального поставщика не предопределяет дату refaktura — учитывается выполнение услуги, перепродаваемой клиенту.
Маржа
Положения не запрещают добавления надбавки. Базой обложения является всё, что фирма получает от клиента, поэтому при марже VAT начисляется с полной суммы. Отсутствие маржи также допустимо и не означает, что сделка теряет характер перепродажи.
Вычет
Активный плательщик VAT вычитает налог из фактуры покупки на общих основаниях, поскольку покупка служит облагаемой операции. Фирма, освобождённая от VAT, выставляет refaktura без налога и не вычитает VAT из покупки.
Refaktura в KSeF и в подоходном налоге
Refaktura — обычная фактура, поэтому с 2026 г. подпадает под те же правила, что и другие фактуры в Krajowy System e-Faktur: с 1 февраля 2026 г. для крупнейших фирм, с 1 апреля 2026 г. для остальных, а наименьшие предприниматели (продажи до 10 000 зл в месяц) имеют время до 1 января 2027 г. Слово «refaktura» не является обязательным элементом фактуры; его можно поместить в описании, но это не меняет расчёт.
В подоходном налоге сумма с refaktura является доходом, а фактура покупки — расходом на получение дохода. При refaktura без маржи результат компенсируется, но обе позиции должны попасть в учёт. Это имеет значение при лимитах, зависящих от размера доходов, например при лимите субъектного освобождения от VAT или статусе малого налогоплательщика.
Пример шаг за шагом
Event-агентство (активный плательщик VAT) организует для клиента учебную поездку. От собственного имени оно бронирует в отеле 20 ночлегов за 8 000 зл нетто и получает фактуру на себя. Согласованная с клиентом надбавка — 10%.
- Агентство вычитает VAT из фактуры отеля в своём расчёте.
- После окончания пребывания выставляет клиенту фактуру на 8 800 зл нетто, применяя ставку, свойственную услугам ночлега, а не 23%.
- Фактура попадает в KSeF; в описании может появиться пометка, что речь идёт о перепродаже гостиничных услуг.
- В PIT или CIT агентство показывает 8 800 зл дохода и 8 000 зл расходов.
Если бы отель выставил фактуру непосредственно на клиента, а агентство лишь передало оплату, достаточно было бы ноты списания, без VAT и без дохода у агентства.
Самые частые ошибки
- Применение ставки 23% к каждой refaktura независимо от вида услуги.
- Выставление ноты списания, когда фактура покупки выставлена на перевыставляющую фирму.
- Установление даты refaktura по дате получения фактуры от поставщика.
- Пропуск refaktura при расчёте лимитов доходов.
Общие правила VAT, ставки и лимиты описаны в статье VAT в Польше.
Как Good Balance может помочь
Помогаем установить, нужна ли в данной ситуации refaktura или нота, и готовим корректные фактуры VAT, в том числе в KSeF. Клиентам, ведущим бухгалтерские книги, обеспечиваем в рамках полной бухгалтерии согласованное отражение refaktura в VAT, доходах и расходах.