Предприниматель, рассчитывающийся по шкале или линейному налогу (podatek liniowy), может отнести к расходам траты на поездку, связанную с фирмой: проезд, ночлег, конференционные сборы и суточные – последние только в пределах, причитающихся работникам бюджетной сферы, то есть в 2026 г. 45 зл за сутки поездки по стране. В режиме ryczałt (единый налог с выручки) расходы не вычитаются, а возврат трат от клиента является обычным доходом. Ниже объясняем, как это посчитать и задокументировать.
Когда поездка является «служебной»
Нормы не определяют служебную поездку предпринимателя и не требуют распоряжения на командировку, которое выдаётся работникам. То, являются ли расходы затратами, определяется общим принципом: они должны быть понесены с целью получения дохода или защиты его источника и надлежащим образом задокументированы. На практике стоит сохранить:
- приглашение, программу встречи или план конференции,
- переписку с клиентом, касающуюся поездки,
- заявление с указанием времени начала и окончания поездки (необходимое для суточных),
- счета-фактуры и чеки за проезд, ночлег и сборы.
Поездка, совмещённая с отпуском, не исключает расчёта, но к расходам можно отнести только часть, связанную с фирмой, – например, перелёт и отель на время конференции, без ночёвок отпуска.
Суточные – лимит и порядок расчёта
Закон о PIT не позволяет относить к расходам суточные предпринимателя в части, превышающей суточные работников, установленные постановлением о служебных поездках. Этот же лимит применяется к сотрудничающим лицам.
Поездка по стране
- суточные: 45 зл за сутки,
- поездка до 24 часов: менее 8 часов – суточных нет, 8–12 часов – 50%, более 12 часов – 100%,
- поездка длиннее: за каждые полные сутки 100%, а за начатые сутки до 8 часов – 50%, свыше 8 часов – 100%,
- предоставленные приёмы пищи уменьшают суточные: завтрак на 25%, обед на 50%, ужин на 25%.
Зарубежная поездка
Ставки зависят от страны назначения и приводятся в валюте: например, Германия – 49 евро, Италия – 53 евро, Великобритания – 45 фунтов, США – 59 долларов за сутки. За неполные сутки положено: до 8 часов – 1/3 суточных, от 8 до 12 часов – 50%, более 12 часов – 100%. Предоставленные приёмы пищи снижают зарубежные суточные на 15% (завтрак), 30% (обед) и 30% (ужин). Суммы в иностранной валюте пересчитываются в злотые по среднему курсу NBP на рабочий день, предшествующий дню несения расхода.
Что ещё относится к расходам поездки
| Расход | Расход в PIT | Примечания |
|---|---|---|
| билеты на самолёт, поезд, автобус | да | счёт-фактура или билет с подтверждением оплаты |
| проживание в отеле или апартаменте | да, в фактической сумме | VAT с услуг проживания не подлежит вычету |
| такси, городской транспорт, парковка, платная трасса | да | для парковки и трассы – связь с маршрутом поездки |
| сбор за конференцию или обучение | да | обычно с VAT к вычету |
| питание в ресторане | нет отдельно | покрывается суточными; VAT с услуг общественного питания не подлежит вычету |
| виза, туристическая страховка | да, если поездка служебная | важно подтверждение цели поездки |
Фиксированная выплата за ночлег без чека, предусмотренная для работников, к самому предпринимателю не применяется – учитывается фактически задокументированный расход.
Автомобиль в служебной поездке
Если легковой автомобиль числится в фирменной ведомости основных средств и используется также в личных целях, к расходам по общему правилу можно отнести 75% трат на его эксплуатацию (закон исключает из расходов 25%). Иначе обстоит дело с личным автомобилем, который не введён в фирму: расходом является только 20% трат на его использование и страхование. Полный вычет полагается только для автомобиля, используемого исключительно в деятельности, что требует выполнения дополнительных условий, в том числе ведения журнала пробега.
Режим ryczałt: возврат расходов от клиента – это выручка
В режиме ryczałt от учтённой выручки никакие расходы не вычитаются, в том числе расходы на поездку. Если клиент по B2B-договору возмещает расходы на перелёт или отель, сумма возврата по общему правилу является частью вознаграждения за услугу – попадает в счёт-фактуру и увеличивает выручку, облагаемую по ryczałt (в VAT это часть налоговой базы услуги). Какую ставку ryczałt применить к перевыставляемым расходам, стоит согласовать с бухгалтером до выставления счёта-фактуры. Сравнение форм налогообложения приводится в статье о ryczałt и его ставках.
Пример: два дня в Берлине
Пан Адам, программист на линейном налоге, летит на встречу с клиентом в Берлин: самолёт вылетает из Польши во вторник в 5:00, а на обратном пути приземляется на родине в среду в 21:00. Время зарубежной поездки, отсчитываемое от взлёта до посадки, составляет 40 часов: полные сутки и 16 часов, поэтому ему полагаются двое полных суточных по 49 евро. Отель обеспечил один завтрак, что снижает суточные на 15% от 49 евро, то есть на 7,35 евро. К расходам он относит:
- суточные: 98 − 7,35 = 90,65 евро, пересчитанные по курсу NBP предшествующего дня,
- авиабилеты и проезд в аэропорт по счетам-фактурам,
- отель в сумме брутто из счёта-фактуры – без вычета VAT,
- городской транспорт в Берлине на основании билетов и подтверждений оплаты.
Если бы пан Адам работал в режиме ryczałt, ни один из этих расходов не уменьшил бы его налог.
Самые частые ошибки
- Суточные «автоматом» за каждую поездку – короткая поездка по стране менее 8 часов не даёт права на суточные.
- Пропуск приёмов пищи в цене отеля – завтрак, включённый в ночлег, снижает суточные, даже если предприниматель им не воспользовался.
- Вычет VAT с отеля и ресторана – закон о VAT прямо это исключает; отель попадает в расходы в сумме брутто.
- Чеки за питание как отдельный расход – питание в поездке покрывают суточные, а добавление чеков из ресторана дублирует один и тот же расход.
- Отсутствие доказательства цели поездки – сам билет не показывает связи с фирмой; при проверке важны программа, переписка или счёт-фактура за услугу, оказанную у клиента.
- Суточные в режиме ryczałt – плательщик ryczałt не учитывает расходы, поэтому расчёт суточных не уменьшает его налог.
Как поможет Good Balance
В рамках упрощённой бухгалтерии рассчитываем служебные поездки: считаем суточные по стране и за рубежом, пересчитываем валюты и следим, чтобы документы отвечали требованиям. При выборе формы налогообложения помогаем оценить, выгоднее ли при частых поездках налоговая шкала или линейный налог, чем ryczałt, – подробнее о шкале в статье об общих правилах.