Оптимизация расходов в малой фирме начинается с данных бухгалтерии, а не с сокращений «на глаз». Больше всего обычно дают три области: повторяющиеся платежи, о которых уже никто не помнит, условия договоров с поставщиками и налоговые решения – форма налогообложения, льготы в ZUS и способ учёта VAT. Ниже предлагаем упорядоченный план аудита расходов, который можно провести в течение месяца.
Шаг первый: карта расходов за последние 12 месяцев
Сводка из книги доходов и расходов или из бухгалтерских книг показывает, куда действительно уходят деньги. Стоит сгруппировать расходы на несколько категорий:
- постоянные – аренда, лизинг, абонементы, вознаграждения, бухгалтерия,
- переменные – материалы, подрядчики, транспорт, комиссии с продаж,
- разовые – оборудование, ремонты, обучение,
- публично-правовые – налоги и взносы ZUS.
К каждой позиции достаточно трёх колонок: годовая сумма, дата окончания договора и ответственное лицо. Уже само составление сводки часто выявляет двойные подписки, неиспользуемые лицензии или договоры, которые автоматически продлились на худших условиях.
Быстрая экономия: подписки, договоры и банковские сборы
- Пересмотр подписок – программы, облачные сервисы, графические инструменты, телефония. Лицензии, привязанные к лицам, уже не работающим в фирме, – типичная потеря.
- Пересмотр условий с поставщиками – за 2–3 месяца до окончания договора стоит собрать предложения конкурентов и только с ними вернуться к текущему поставщику.
- Скидка за досрочную оплату – если поставщик предлагает, например, 2% за оплату за 7 дней вместо 30, в пересчёте на год это обычно лучшая доходность, чем вклад. Условие: у фирмы должен быть запас денежных средств.
- Счёт и платежи – сравнение комиссий за счёт, зарубежные переводы и конвертацию валют. При зарубежных клиентах разница в обменном курсе бывает больше, чем сама комиссия за перевод.
Расходы, которые теряются из-за формальных ошибок
Часть экономии состоит просто в том, чтобы не терять право на налоговый расход. Закон о PIT исключает из расходов траты в той части, в которой платёж, который должен был пройти через счёт, был совершён наличными, поступил на счёт вне реестра плательщиков VAT (так называемого белого списка) или прошёл мимо обязательного механизма разделённого платежа (ст. 22p Закона о PIT). Обязанность разделённого платежа касается счетов-фактур свыше 15 000 зл брутто на товары и услуги, перечисленные в приложении № 15 к Закону о VAT.
Простая процедура в фирме – проверка счёта контрагента в белом списке перед каждым более крупным переводом и фиксация результата – занимает несколько минут, а защищает от утраты расхода и ответственности за VAT контрагента.
Налоговые решения как источник экономии
Во многих индивидуальных фирмах крупнейшей статьёй после вознаграждений являются налоги и взносы. Здесь экономия идёт от выбора, а не от сокращений:
- форма налогообложения – шкала, линейный налог и ryczałt (единый налог с выручки) при одной и той же выручке дают разную нагрузку, включая взнос на здравоохранение; изменения вносятся в законные сроки, что описывает статья об изменении формы налогообложения; примерные расчёты для контрактов приводит текст о том, сколько остаётся со счёта B2B,
- льготы в ZUS – новые фирмы могут 6 месяцев платить только взнос на здравоохранение, а затем 24 календарных месяца пользоваться льготной базой; позже стоит проверить Mały ZUS Plus, доступный при выручке до 120 000 зл в предыдущем году,
- единоразовый учёт оборудования – имущество первоначальной стоимостью до 10 000 зл можно сразу отнести к расходам в месяце ввода в эксплуатацию вместо амортизации (ст. 22d абз. 1 Закона о PIT),
- учёт убытка – убыток от деятельности уменьшает доход в последующие пять лет, что важно при планировании инвестиций в первые годы фирмы,
- ликвидность в VAT – при длинных сроках оплаты от клиентов помогает кассовый метод, а при неоплаченных счетах-фактурах – льгота на безнадёжные долги.
Своя команда или внешняя услуга
При небольшом масштабе наём штатного сотрудника в бухгалтерию, кадры или IT-поддержку бывает дороже, чем передача этих задач на аутсорсинг. Корректное сравнение должно учитывать не только вознаграждение, но и:
- полную стоимость работодателя (взносы, отпуска, замещения во время болезни),
- программное обеспечение и рабочее место,
- ответственность за ошибки – в бухгалтерском бюро обычно покрытую страхованием,
- время владельца, уделяемое надзору.
С другой стороны, внешняя услуга требует чётко определённого объёма: неясный договор ведёт к доплатам за «дополнительные работы», которые нивелируют экономию.
Чего не сокращать
Не каждая экономия хороша. Ограничение расходов на страхование ответственности, защиту персональных данных, обучение BHP или налоговое обслуживание может принести расходы, многократно превышающие экономию, – в виде штрафов, недоимок с процентами или споров с клиентами. То же касается инструментов, от которых зависят продажи: более дешёвая платформа, теряющая заказы, – не экономия.
Примерный план на 30 дней
- Неделя 1 – выгрузка расходов за 12 месяцев, группировка и перечень договоров с датами окончания.
- Неделя 2 – расторжение ненужных подписок, запросы предложений 2–3 ключевым поставщикам.
- Неделя 3 – налоговый аудит с бухгалтером: форма налогообложения на следующий год, льготы в ZUS, способ учёта VAT.
- Неделя 4 – пересогласования, внедрение процедуры платежей (белый список, разделённый платёж) и определение, кто ежеквартально обновляет сводку.
Пример: владелица дизайн-студии с двумя сотрудниками по договорам umowa zlecenie после такого аудита отказывается от трёх неиспользуемых лицензий, переводит телефонию к более дешёвому оператору и – по расчётам с бухгалтером – меняет форму налогообложения с нового года. Ни одно из этих решений не касается качества работы для клиентов.
Как может помочь Good Balance
В рамках бухгалтерского консалтинга готовим сводку расходов из книг фирмы, сравниваем варианты налогообложения и взносов, а также указываем расходы, которым грозит исключение из затрат. Результаты представляем в виде краткого плана действий с суммами экономии.