Программист, ведущий индивидуальное предпринимательство (JDG), несёт множество расходов, которые могут снизить налог, но только при общей шкале или линейном налоге (podatek liniowy) и только тогда, когда можно подтвердить их связь с фирмой. Вместо очередного длинного списка покупок предлагаем карту областей, в которых расходы встречаются чаще всего, вместе с ловушками, которых в каждой из них проще всего не заметить.
Три правила на старте
Закон о PIT в общем говорит, что расходом являются расходы, понесённые для получения дохода или защиты его источника, за исключением позиций, перечисленных в ст. 23. Это имеет три практических последствия:
- Налогоплательщик в режиме ryczałt расходов не вычитает. При ryczałt налог считается с дохода, поэтому карта ниже пригодится в основном при общей шкале и линейном налоге. Активный плательщик VAT в режиме ryczałt может, однако, вычитать VAT из фактур закупок.
- Расход — это не прибыль. Расход снижает налог только на часть своей стоимости. При линейном налоге 1 000 зл расхода — это 190 зл меньше налога; остальное — реальные траты.
- Документ и обоснование. Фактура на фирму и умение объяснить, зачем была покупка, важнее самой категории расхода.
Карта расходов программиста
| Область | Типичные расходы | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Цифровые инструменты | лицензии сред разработки, облачные серверы, хостинг, домены, платные репозитории, менеджеры паролей, помощники программирования на основе искусственного интеллекта | абонементы у иностранных поставщиков — это для активного плательщика VAT импорт услуг, который нужно отразить в JPK_V7 |
| Знания и развитие | курсы в интернете, конференции, сертификаты, профессиональная литература, изучение иностранного языка, нужного в проектах | обучение должно касаться текущей деятельности, а не совершенно новой профессии |
| Рабочее место | стол в коворкинге, аренда офиса, часть расходов на жильё при работе из дома, кресло и стол | при работе из дома расходом является только часть платежей, пропорциональная площади или способу использования |
| Техника | ноутбук, мониторы, тестовые устройства, аксессуары | свыше 10 000 зл необходима амортизация; при личном использовании — только часть расхода |
| Связь | телефонный абонемент, интернет, резервный мобильный канал | домашний интернет, используемый всей семьёй, стоит учитывать пропорционально |
| Обслуживание фирмы | бухгалтерское бюро, плата за фирменный счёт, юрист при договоре с клиентом, квалифицированная подпись | обычно безопасно, если фактура касается деятельности |
| Поездки и командировки | билеты на встречи с клиентом, проезд на конференции, проживание, суточные в служебной поездке | легковой автомобиль имеет собственные лимиты, а поездка должна иметь служебную цель (программа мероприятия, переписка с клиентом) |
| Продвижение | страница с портфолио, реклама в интернете, платные профили на порталах с предложениями, визитки | расходы представительского характера (например, ужин с клиентом) расходом не являются |
| Страхование | профессиональная OC, страхование техники, полис, требуемый клиентом | личные страховки (например, на жизнь) обычно не являются расходом фирмы |
| Финансирование | платежи операционного лизинга, проценты по кредиту на цели фирмы, банковские комиссии | погашение самого тела кредита расходом не является; расход — это проценты |
Расходы, которые часто ускользают
Опыт показывает, что программисты помнят о ноутбуке, но упускают мелкие регулярные платежи. Стоит раз в квартал просматривать выписку по карте и проверять:
- Подписки в иностранной валюте: облако, инструменты управления проектами, плагины, платные программные интерфейсы. Многие из них выставляют фактуры, но их нужно самостоятельно скачивать из личного кабинета.
- Транзакционные платежи: комиссии за конвертацию, платежи платёжных платформ, курсовые разницы при платежах в евро или долларах.
- Услуги, связанные с безопасностью: аппаратные ключи, услуги резервного копирования, VPN, требуемый клиентом.
- Расходы, связанные с требованиями клиента: дополнительные обследования, сертификаты безопасности, переводы документов.
- Мелкая расходная техника: кабели, переходники, батареи, бумага и тонер.
Что не станет расходом, даже если касается фирмы
Ст. 23 закона о PIT исключает из расходов несколько позиций, о которых программисты спрашивают чаще всего:
- представительские расходы, в том числе услуги общественного питания, еда и напитки, покупаемые, чтобы создать у клиента образ фирмы;
- стоимость собственного труда предпринимателя, его супруга и несовершеннолетних детей, то есть «нанять себя» у себя нельзя;
- подоходный налог, а также штрафы и денежные взыскания с процентами (например, штраф за парковку по дороге к клиенту);
- пожертвования (хотя некоторые из них можно вычесть из дохода на других основаниях);
- медицинский взнос в общем случае расходом не является; исключение — линейный налог, при котором взнос можно отнести в расходы или вычесть из дохода до лимита 14 100 зл в 2026 г.
Социальные взносы ZUS предприниматель, напротив, может отнести в расходы или вычесть из дохода. Подробнее о взносах и льготе Ulga na start мы пишем в статье о ZUS в Польше.
Как подойти к расходам разумно: пример
Программистка на линейном налоге, активная плательщица VAT, имеет в год около 15 000 зл нетто расходов: подписки на инструменты (4 000 зл), зарубежная конференция с перелётом и проживанием (5 000 зл), стол в коворкинге (4 800 зл) и мелкая техника (1 200 зл). Расходы снижают её налог примерно на 2 850 зл (19% от 15 000 зл), а дополнительно уменьшают базу медицинского взноса. Однако если бы она купила второй автомобиль «на фирму» исключительно для снижения налога, она сэкономила бы максимум небольшой процент его цены, а риск отклонения расхода был бы высоким.
Хорошая практика — вести короткую заметку при нетипичных покупках: какой проект, какой клиент, какое применение. При проверке через несколько лет такая заметка иногда ценнее самой фактуры. Сравнение форм налогообложения, где расходы играют ключевую роль, Вы найдёте в статье о линейном налоге.
Чем может помочь Good Balance
В рамках упрощённой бухгалтерии для JDG проверяем документы по расходам, учитываем импорт услуг у иностранных поставщиков программного обеспечения и подсказываем, какие расходы стоит документировать подробнее. Помогаем также оценить, что при Вашей структуре расходов лучше: линейный налог, общая шкала или ryczałt.