Физическое лицо без фирмы может подтвердить оплату своей работы или продажи обычным счётом, а при незарегистрированной деятельности (działalność nierejestrowana), по требованию клиента, — также счётом-фактурой без VAT. Является ли счёт обязательным и как потом рассчитать налог, зависит от того, на каком основании Вы зарабатываете: по договору umowa zlecenie или umowa o dzieło, в рамках мелкой незарегистрированной деятельности или при разовой продаже личной вещи.
Счёт и счёт-фактура — чем они отличаются
Счёт-фактура — это документ по закону о VAT. Выставляет её плательщик VAT, то есть, по сути, предприниматель — в том числе освобождённый от VAT. Счёт — более простое доказательство продажи, урегулированное в Ordynacja podatkowa, и применяется тогда, когда закон не требует выставить счёт-фактуру. Он не содержит ставки и суммы налога на товары и услуги.
Для клиента, который является фирмой, разница иногда существенна: сам счёт не даёт права на вычет VAT, но обычно достаточен, чтобы включить расход в затраты. Поэтому до начала сотрудничества стоит согласовать с заказчиком, какой документ его устроит.
Три типичные ситуации лица без фирмы
Договор umowa zlecenie или umowa o dzieło
При гражданско-правовом договоре заказчик обычно является плательщиком: он рассчитывает и удерживает авансовый платёж по PIT, а по окончании года передаёт справку PIT-11. Счёт, выставленный исполнителем, выполняет здесь функцию расчёта по договору — подтверждает, за какой период или за какое произведение полагается вознаграждение и в какой сумме. Налоговые нормы не возлагают на исполнителя обязанности его выставлять, но многие фирмы требуют его в договоре как основание выплаты.
В 2026 году расходы на получение дохода при договорах umowa zlecenie и umowa o dzieło составляют, как правило, 20% дохода (считается после вычета социальных взносов, удержанных плательщиком). При договоре, заключённом с лицом, которое не является работником плательщика, на сумму, не превышающую 200 зл, удерживается единый налог 12% от выручки. Подробнее о самом договоре — в статье о договоре umowa zlecenie.
Незарегистрированная деятельность
Если Вы продаёте товары или услуги за свой счёт, но причитающаяся выручка не превышает ни в одном квартале 225% минимальной зарплаты (в 2026 году — 10 813,50 зл), а в последние 60 месяцев Вы не вели фирму, деятельность не требует регистрации в CEIDG. Условия этой формы мы разбираем в тексте кому подходит незарегистрированная деятельность.
В этой форме счёт выставляется тогда, когда его затребует покупатель. Клиент также может попросить счёт-фактуру — лицо, ведущее незарегистрированную деятельность, пользуется освобождением от VAT, поэтому по собственной инициативе счета-фактуры выставлять не обязано, но по запросу, поданному в течение 3 месяцев с конца месяца поставки, оказания услуги или получения оплаты, обязано это сделать. Это будет счёт-фактура без VAT, с отметкой об основании освобождения.
Разовая продажа личной вещи
Продажа подержанного велосипеда или телефона из частного имущества не является деятельностью и не требует никакого документа продажи — достаточно договора купли-продажи, если стороны этого хотят. Подоходный налог возникает только тогда, когда движимая вещь отчуждается до истечения полугода, считая с конца месяца, в котором она была приобретена. Регулярная покупка и перепродажа вещей с прибылью — это уже торговля, а не продажа личного имущества.
Какие данные должен содержать счёт
Шаблон счёта никто не навязывает. Его можно подготовить в текстовом редакторе, электронной таблице или в бесплатной программе выставления счетов. По данным правительственного портала для предпринимателей счёт при незарегистрированной деятельности должен содержать как минимум:
- порядковый номер (например, 3/2026),
- дату выставления,
- данные продавца и покупателя,
- наименование товара или услуги,
- сумму к оплате.
На практике стоит добавить дату оказания услуги, количество и цену за единицу, номер банковского счёта и срок оплаты. При незарегистрированной деятельности в качестве лица, выставляющего счёт, достаточно имени и фамилии — портал biznes.gov.pl указывает, что ни PESEL, ни адрес проживания не требуются. Копии счетов хранятся в порядке номеров до момента истечения срока давности налогового обязательства.
Сроки: когда клиент может потребовать документ
| Ситуация | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Счёт, о котором попросили до оказания услуги или передачи товара | до 7 дней с момента оказания или передачи | ст. 87 § 3 Ordynacja podatkowa |
| Счёт, о котором попросили позже | до 7 дней с момента запроса | ст. 87 § 3 Ordynacja podatkowa |
| Просьба о счёте спустя более 3 месяцев после сделки | обязанности нет | ст. 87 § 4 Ordynacja podatkowa |
| Счёт-фактура при продаже, освобождённой от VAT | требование в течение 3 месяцев с конца месяца сделки или оплаты | ст. 106b п. 3 закона о VAT |
Полные тексты обоих законов доступны в «Собрании законов» (Dziennik Ustaw): Ordynacja podatkowa и закон о налоге на товары и услуги.
Счёт и подоходный налог
Сам счёт ничего не предрешает налогово — это лишь доказательство сделки. Расчёт зависит от источника дохода:
- Договор umowa zlecenie и umowa o dzieło — авансовые платежи перечисляет плательщик, а Вы учитываете всё в годовой декларации на основании PIT-11.
- Незарегистрированная деятельность — в течение года авансовые платежи не вносят; доход, уменьшенный на подтверждённые расходы, показывают в PIT-36 и облагают по шкале. Нужно также вести упрощённый учёт продажи, пополняемый за каждый день не позднее чем до первой продажи следующего дня.
- Продажа личной вещи — налог только при отчуждении до истечения упомянутого полугодия; доход показывают в PIT-36.
Стоит помнить, что при незарегистрированной деятельности лимит выручки считается по причитающимся суммам, то есть и по выставленным счетам, за которые клиент ещё не заплатил. Превышение лимита означает обязанность внести запись в CEIDG в течение 7 дней.
Пример шаг за шагом
Пани Анна шьёт на заказ шторы и не имеет фирмы. В феврале 2026 года она выполняет заказ для владельца пансиона, который просит документ для своих расходов.
- Проверяет, не превысит ли совокупная выручка от шитья в первом квартале 10 813,50 зл.
- Выставляет счёт № 1/2026 с датой, своим именем и фамилией, данными пансиона, описанием услуги «пошив и обработка штор — 6 шт.» и суммой.
- Вносит продажу в учёт в тот же день и сохраняет копию счёта.
- Когда клиент через неделю просит всё же счёт-фактуру, она выставляет счёт-фактуру без VAT с информацией об освобождении — укладывается в трёхмесячный срок.
- В 2027 году показывает доход и расходы на материалы в PIT-36.
Частые ошибки
- Указание на счёте ставки VAT, хотя лицо, выставляющее счёт, не является активным плательщиком VAT.
- Отсутствие непрерывной нумерации или несохранение копий.
- Отношение к поступлениям на счёт как к единственному учёту — при незарегистрированной деятельности учитывается причитающаяся выручка, а не только полученная.
- Выставление счетов за услуги, которые на практике являются постоянным сотрудничеством с одной фирмой с растущими суммами, без проверки, не следует ли уже зарегистрировать деятельность.
Как может помочь Good Balance
Мы помогаем определить, достаточно ли в Вашей ситуации счёта или нужна счёт-фактура, и готовим документы продажи в рамках услуги выставления счетов-фактур. Когда выручка растёт и незарегистрированная деятельность перестаёт быть достаточной, мы проведём через регистрацию индивидуальной предпринимательской деятельности и подбор формы налогообложения.